4 tips die jou 20 uur per maand opleveren
Veel professionals hebben het gevoel dat ze de hele dag druk zijn.
E-mails beantwoorden, afspraken plannen, taken tussendoor oppakken… en aan het einde van de dag lijkt het alsof er nog steeds van alles openstaat.
Toch zit het probleem vaak niet in te weinig tijd, maar in hoe we met onze tijd omgaan.
Met een paar praktische aanpassingen in je werkdag kun je al snel uren per week besparen. In dit artikel deel ik vier tips die je helpen om productiever te werken en meer overzicht te krijgen in je werkdag.
1. Beheer(s) je e-mailbox
Bekijk je e-mail op een aantal vaste momenten. Houd hier een maximum van drie keer per dag aan. Bij voorkeur minder, Veel mensen gebruiken hun inbox als een soort to-do lijst. Het gevolg is dat dezelfde e-mails meerdere keren worden geopend voordat er echt iets mee gebeurt.
Een betere aanpak is om je e-mail op vaste momenten per dag te bekijken. Houd hierbij maximaal drie momenten per dag aan. Minder is vaak nog beter, maar dat is afhankelijk van je functie.
Probeer daarnaast elke e-mail maar één keer te bekijken. Bepaal bij de eerste blik direct wat je ermee doet:
Beantwoorden of uitvoeren
Als het antwoord of de actie minder dan vijf minuten kost: direct doen.
Plannen
Is de actie groter dan vijf minuten? Plan deze dan in, bijvoorbeeld deze week, volgende week of later.
Archiveren
Is het alleen informatie? Lees de mail en archiveer hem direct.
Delegeren
Is de taak voor iemand anders? Wijs deze toe en plan eventueel een moment voor terugkoppeling.
Microsoft 365 tip
Gebruik Outlook-regels om e-mails automatisch door te sturen of direct in mappen te plaatsen. Zo kun je standaardmails sneller verwerken of informatie bundelen.
Werk daarnaast met taken om acties te plannen. Taken die je niet binnen vijf minuten kunt afhandelen, kun je direct omzetten in een taak in Microsoft To Do. Zo voorkom je dat je dezelfde e-mail meerdere keren moet openen.
(Over het mailen voor afspraken schreef ik eerder een blog. Ook daar handige tips!)
2. Baas over jouw tijd
Een andere manier om productiever te werken is door bewust focusblokken in te plannen.
Maak blokken in je werkweek waarin je geconcentreerd werkt aan een taak of project. Blokkeer deze tijd in je agenda en zorg ervoor dat je tijdens deze blokken niet wordt afgeleid door e-mail, telefoon of collega’s.
Door dit te combineren met het bundelen van taken (zie tip 3) voorkom je dat je constant moet schakelen tussen verschillende werkzaamheden.
Tip
Zorg dat je inzicht krijgt in hoeveel tijd je daadwerkelijk aan je werkzaamheden besteedt. Zelf gebruik ik hiervoor Toggl, een handige tool om inzicht te krijgen in je tijdsbesteding.
Wil je leren hoe je Toggl optimaal kunt inrichten? Download mijn gratis e-book waarin ik stap voor stap uitleg hoe je met Toggl meer regie krijgt over je tijd.
Microsoft 365 tip
Gebruik de agenda in Outlook of Teams om focusblokken te plannen. Voeg taken uit Planner of To Do toe aan deze blokken zodat je precies weet waar je aan werkt.
Activeer daarnaast de focusfunctie in Windows om notificaties tijdelijk uit te schakelen.
Plan aan het begin van je werkweek bijvoorbeeld een half uur in om je week te plannen. Bekijk je taken en verdeel ze over de focusblokken in je agenda. Wat niet past of geen prioriteit heeft, schuif je door naar een volgende week.
3. Bundel taken
Een eenvoudige manier om tijd te besparen is door taken te bundelen die bij elkaar horen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- content schrijven
- socialmediaposts maken
- administratie
- e-mails verwerken
Door vergelijkbare taken achter elkaar te doen, voorkom je dat je steeds moet schakelen tussen verschillende taken en programma’s. Dat scheelt meer tijd dan je denkt.
4. Plan realistisch
Veel mensen onderschatten hoeveel tijd een taak kost. Daardoor loopt een planning al snel uit en voelt het alsof je continu achter de feiten aanloopt.
Plan daarom ruim.
Een handige vuistregel is om je inschatting met 1,5 te vermenigvuldigen.
Denk je dat een taak een uur kost? Plan dan anderhalf uur in.
Zo creëer je ruimte voor tegenvallers en vergroot je de kans dat je je planning wél haalt.
Houd bijvoorbeeld in Toggl bij hoeveel tijd je daadwerkelijk aan taken besteedt. Zo krijg je steeds beter inzicht in hoeveel tijd iets echt kost.
Microsoft 365 tip
Gebruik kleuren in Outlook om blokken visueel te markeren. Bijvoorbeeld:
- blauw voor focusblokken
- groen voor meetings
Dit helpt om snel overzicht te houden in je agenda.
Tijd over? Maak het leuk!
Heb je een taak sneller afgerond dan gepland?
Geniet van het moment. Neem een kop koffie of thee en van het fijne gevoel dat je werk af is.
Heb je structureel tijd over? Dan kun je kijken of je extra taken wilt oppakken. Je kunt ook een lijst maken met kleine taken die je op zo’n moment kunt doen.
20 uur per maand cadeau
Overzicht houden over je taken, e-mails en planning gaat een stuk makkelijker met de programma’s binnen Microsoft 365.
Met tools zoals To Do, Planner, Outlook en Teams kun je je werkomgeving zo inrichten dat je structureel tijd bespaart.
Dat betekent niet alleen 20 uur per maand cadeau, maar ook meer rust en overzicht in je werkdag.
Heb je hulp nodig om dit in jouw werkomgeving in te richten? Neem contact met me op!
