Stop met dat heen en weer gemail!
Grrr…het zoveelste mailtje over het maken van die afspraak. We mailen al tijden heen en weer, maar het lukt niet om een goede datum te prikken. Uiteindelijk prop ik de afspraak op een dag die eigenlijk niet uitkomt. Omdat ik genoeg heb van al die mails.
Het plannen van afspraken kost veel tijd
Het maken van afspraken met collega’s of klanten kost vaak veel tijd. Voordat de datum en tijd gepland zijn heb je een aantal e-mails heen-en-weer moeten sturen. En uiteindelijk plan je de afspraak op een tijdstip dat het eigenlijk niet past. Gevolg: dagen gevuld met her en der afspraken. Steeds maar korte momenten voor focuswerk en het overzicht van je agenda compleet kwijt. Dat moet en kan anders.
Controle over jouw agenda
Pak de controle terug over jouw agenda door te werken met Microsoft Bookings. Dit is een standaard tool binnen het Microsoft 365 pakket. Bookings is een online agenda tool die jou en jouw (potentiële) klanten en collega’s helpt bij het plannen van afspraken. In deze blog leg ik je uit hoe je Bookings kunt inzetten voor jouw bedrijf.
Wat is Bookings
Bookings is de online afsprakentool binnen Microsoft 365. Jouw klanten of collega’s kunnen via een link zien op welke momenten ze een afspraak met jou kunnen inplannen. De tijden die beschikbaar zijn, de duur van de afspraak en andere instellingen heb jij vooraf bepaalt. Bookings synchroniseert naadloos met jouw agenda in Outlook. Heb je een andere afspraak gepland tijdens het afsprakenblok, dan is dat tijdstip toch geblokkeerd. Wel zo handig. En als je dat niet wilt, dan zet je deze functie gewoon uit.
Bookings neemt je een hoop werk uit handen. Je hoeft niet meer na te denken over het inplannen. Je klant krijgt alle informatie, bevestiging en de afsprakenlink automatisch toegestuurd. Wil je ze een herinnering sturen? Een keer instellen en het gaat vanzelf. In jouw agenda zie jij alle gegevens van de klant staan bij de afspraak. Alles direct bij de hand.
Hoe begin je met Bookings
Bookings werkt erg eenvoudig, maar je moet ergens beginnen. Je vindt Bookings via de 9… in de linkerbovenhoek als je inlogt bij portal.office.com. Soms moet je even zoeken voordat je het programma ziet (Microsoft dingetje). Eerst moet je het programma even downloaden, maar daarna kun je aan de slag.
Vul eerst je de bedrijfsgegevens, openingstijden en contactgegevens in. Daarna voeg je jouw gegevens en die van eventueel andere medewerkers in. En hun beschikbaarheid. Extra handig: je kunt ook externe personen toevoegen. Als laatste maak je de verschillende type afspraken. Duur, aantal personen, buffertijd, beschikbaarheid. Allemaal apart in te stellen. En te veranderen als dat nodig is. Extra vragen nodig voor de genodigden? Dan kan met de aanvullende vragen.
Dit vind ik een leuke extra. Je kunt verschillende hoofdagenda’s maken. Voor verschillende bedrijven of om onderscheid te maken tussen interne afspraken en externe afspraken, of gratis afspraken of trainingen. Net wat jij wilt.
Waar kun je het voor gebruiken?
Voor alle soorten afspraken. Denk bijvoorbeeld aan:
- Kennismakingsgesprekken;
- Workshops (voor 1 of meerdere personen);
- Functioneringsgesprekken;
- Sollicitatiegesprekken;
- Oudergesprekken (voor scholen);
- Etc…
Misschien overbodig om te zeggen, maar Bookings werkt ook binnen Microsoft Teams.
Wat kost Bookings
Bookings is onderdeel van de licenties Microsoft 365 Business Standard, Business Premium, A3, A5, E3, E5, F1, F3. Geen extra kosten dus.
Wat zijn de voordelen
- Het zit bij het standaard abonnement inbegrepen van Microsoft 365;
- Geen gedoe met codes op websites om te synchroniseren;
- Je kunt meerdere hoofdagenda’s maken;
- Teamleden binnen hetzelfde Microsoft account kunnen de agenda’s ook beheren, inzien, plannen;
- Je kunt zoveel mensen toevoegen als je wilt om afspraken mee te maken. Zowel intern als externe personen;
- Het instellen en aanpassen van herinneringsmailtjes gaat heel eenvoudig.
Zijn er nadelen van Bookings?
- Bookings synchroniseert met Outlook. Niet (zomaar) met andere agenda’s. Maar als je werkt met Microsoft is een Google calender niet zo heel praktisch toch?
- Er zit geen directe integratie in met een betaalomgeving als Mollie;
- Geen redirect naar een bevestigingspagina als de afspraak gemaakt is;
- Bookings synchroniseert niet met agenda’s van externe personen buiten het bedrijfsaccount. Op zich logisch, want dat breekt in op privacy. Even goed opletten als je Bookings op die manier gebruikt.
Alternatieven
Uiteraard zijn er meerdere tools die je helpen bij het automatisch plannen van afspraken. Iedere tools heeft zijn eigen set aan (basis)functionaliteiten. Een van de bekendste is Calendly. De meest uitgebreide opties zitten echter in de betaalde versie van Calendly. Andere alternatieven zijn:
- Scheduleonce.com;
- Acuityscheduling.com;
- Timetrade.com.
Bekijk goed wat voor jou het handigst is en wat je nodig hebt voor het plannen van afspraken. Met een klein beetje creativiteit kun je vaak leuke oplossingen bedenken.
Meer weten over Microsoft 365 en Teams?
In een maatwerktraining help ik je graag verder. Wat we gaan doen en hoelang deze duurt bepalen we samen. Meer weten? Plan een Virtueel Koffiemomentje in (via Bookings natuurlijk)
