Deze 6 dingen zijn funest voor overzicht (en doen we toch massaal)
Overzicht houden. We willen het allemaal.
En meestal beginnen we ook goed. We maken een planner aan, zetten taken op een lijst en richten een systeem in dat ons moet helpen om niets te vergeten. Hulpmiddelen die in theorie zorgen voor rust en grip op onze dag.
Toch zie ik in de praktijk, en eerlijk gezegd ook bij mezelf, dat we ondanks al die tools nog steeds veel doen wat juist tegen overzicht werkt. En nee, dat ligt zelden aan de planner, de app of het systeem zelf.
Sommige gewoontes zijn simpelweg funest voor je planning. Hoe goed je je tools ook hebt ingericht.
Dit zijn de grootste overzicht-killers die ik dagelijks tegenkom.
Dingen in je hoofd bewaren
“Ik onthoud dat wel even.”
Een zin die we allemaal wel eens gebruiken, maar die ons meer kost dan we denken. Ons brein is namelijk helemaal niet gemaakt om dingen te onthouden. Elke taak die je probeert vast te houden, kost energie. Je hoofd blijft zachtjes (of iets minder zacht) op de achtergrond herhalen: niet vergeten, niet vergeten.
Daarnaast kan je brein geen onderscheid maken tussen belangrijk of onbelangrijk, of tussen nu en later. Met als gevolg dat je soms midden in de nacht wakker schrikt van een taak die je echt niet mocht vergeten. Niet ideaal.
Ons brein is bedoeld om te denken, te analyseren en keuzes te maken — niet om taken te onthouden. Dat betekent dat alles wat je moet doen, ergens anders thuishoort. Op papier, in een app of in één duidelijk systeem. Welke vorm je kiest maakt minder uit, zolang je maar niet in tien verschillende tools werkt.
Te veel inplannen (en geen ruimte overlaten)
Een volle agenda voelt efficiënt. Alles staat erin, je weet wat je moet doen en het ziet er lekker productief uit. Tot de dag begint.
Taken lopen uit, er komt iets tussendoor of iemand heeft je nodig. En als je agenda volledig dichtgetimmerd is, heb je geen enkele ruimte om te schuiven.
Iedereen krijgt te maken met ad-hoc taken. Die zijn onbekend en dus niet vooraf te plannen. Voor de meeste mensen beslaat dit al snel 30 tot 40 procent van de werkdag.
Mijn richtlijn is daarom:
- plan maximaal 60 tot 70 procent van je beschikbare tijd
- zorg per dag voor minimaal 1,5 uur witruimte
Dit is geen verloren tijd. Het maakt je planning juist realistisch en haalbaar. En heb je die ruimte een dag niet nodig? Dan pak je een taak op die altijd kan, of… je neemt even pauze. Met een extra kop koffie. Of thee. Of gewoon even niets. Ook dat is belangrijk.
Herken je dat je structureel onderschat hoe lang taken duren? Dan ben je waarschijnlijk optimistischer dan je planning aankan. Een simpele oplossing: vermenigvuldig je tijdsinschatting eens met twee. Door je tijd bij te houden, leer je vanzelf realistischer plannen.
Geen prioriteiten stellen
Een takenlijst zonder prioriteiten lijkt overzichtelijk, maar zorgt vaak voor het tegenovergestelde. Alles staat erop. Alles voelt belangrijk. En toch blijft de lijst groeien.
Zonder prioriteiten ga je al snel reactief werken. Je pakt vooral de makkelijke taken en belangrijke zaken blijven liggen. Niet omdat ze niet belangrijk zijn, maar omdat ze meer focus vragen.
Een goede planning vertelt je niet alleen wat je moet doen, maar vooral wat eerst komt. Neem daarom regelmatig je takenlijst door en kijk kritisch:
- Welke taken dragen bij aan wat voor jou belangrijk is?
- Welke taken kun je bundelen?
- Welke taken kun je delegeren of automatiseren?
Dingen ‘even snel tussendoor’ doen
“Dat doe ik even.”
In de praktijk blijkt dat ‘even’ vaak helemaal niet zo even te zijn. Twintig minuten is zo voorbij, je focus is weg en voordat je het weet ben je bezig met iets totaal anders dan waar je aan begonnen was.
Opvallend is dat dit vaak taken zijn die niet bijdragen aan jouw doelen, maar aan die van een ander. Ben je daar bewust van. Dit betekent absoluut niet dat je nooit iets tussendoor mag doen of een ander mag helpen, maar wel dat het helpt om realistisch en bewust met jouw tijd om te gaan.
Het woord even is meestal een onderschatting. En onderschattingen kosten focus.
Niet opruimen (digitaal én fysiek)
Je omgeving heeft meer invloed op je overzicht dan je denkt. Een rommelige werkplek, een inbox met honderden ongelezen mails of een mappenstructuur waarin je eindeloos moet zoeken, zorgen continu voor onrust.
Zelfs als je planning klopt, kan een rommelige omgeving voelen alsof je alsnog achter de feiten aanloopt.
Maak opruimen daarom onderdeel van je systeem:
- dagelijks je werkplek of werktas
- dagelijks je inbox
- regelmatig je bestanden
Overzicht begint vaak letterlijk bij wat je ziet. Plan momenten in in je agenda om dit te doen. Je zult zien dat je deze ingeplande tijd meer dan terugverdient.
Wel plannen, maar je systeem niet onderhouden
Plannen is geen eenmalige actie. Het is een routine. Een systeem werkt alleen als je het blijft gebruiken, bijhouden en af en toe bijstuurt. Dat betekent taken afronden, keuzes maken en regelmatig opruimen. Zonder onderhoud wordt elk systeem rommelig, hoe goed het ook begon. Dat geldt voor je werk, maar net zo goed voor je privéplanning.
Slimmer organiseren werkt
Meer overzicht ontstaat niet door harder werken, maar door slimmer werken. Door alles vast te leggen buiten je hoofd, prioriteiten te stellen, ruimte te laten in je planning en je systeem te onderhouden.
Structuur is geen keurslijf. Het geeft vrijheid. Vrijheid om te focussen op wat belangrijk is , en vooral, om tijd over te houden voor wat er écht toe doet. Structuur in je werk en privéleven zorgt voor rust, focus en overzicht. Je krijgt gedaan wat je wilt doen, zonder continu achter de feiten aan te lopen.
Dat is precies waar ik bij help.
Als trainer help ik professionals met het aanbrengen van structuur die past bij hoe zij werken, zodat overzicht geen project wordt maar een gewoonte.
Ik deel mijn tips via de blogs, ebooks en social media
Ik geef (in company) Trainingen en workhops
Als trainer Moeiteloos Werken gaan we in een traject, inclusief persoonlijke begeleiding aan de slag op jouw werkplek.
Wil jij ook je kostbare tijd besteden aan de die dingen die echt belangrijk zijn en er toe doen? Laten we kennismaken. Ik help je graag.
