Die eindeloze to-do lijst: Hoe je tijd wint met Microsoft 365
(aangepast op 4 januari 2025)
Die eindeloze to-do lijst. Het lijkt wel alsof er nooit een eind aankomt. Te veel te doen, te weinig tijd. In veel organiserende functies is dat ook zo. Het werk is nooit klaar. Er is altijd wel iets te doen. En de grotere projecten blijven vaak liggen, omdat je bezig blijft met je dagelijkse to-do’s. Helaas gaat niemand dit zomaar voor jou oplossen (ik ook niet 😉). Je moet zelf de grens trekken en jouw planning bepalen. Maar er zijn wel manieren om je werk zo in te richten dat je structureel tijd kunt besparen – zelfs wel tot 20 uur per maand!
Hoe? Ik deel hieronder 4 tips, aangevuld met hoe je programma’s binnen Microsoft 365 kunt inzetten om je werkdag slimmer en rustiger te maken.
1. Beheer(s) je e-mailbox
Bekijk je e-mail op een aantal vaste momenten. Houd hier een maximum van drie keer per dag aan. Bij voorkeur minder, maar dat is in sommige functies minder handig.
Zorg ervoor dat je inbox niet je todolijst is en probeer jezelf te ‘dwingen’ om elke mail maar 1 keer te bekijken. Dus bij de eerste blik bepaal je direct:
- BEANTWOORDEN OF UITVOEREN; als het antwoord of de actie minder dan 5 minuten werk is; direct doen
- PLANNEN; Actie meer dan 5 minuten; inplannen (kan globaal bijvoorbeeld deze week, volgende week, later)
- ARCHIVEREN; als het alleen informatie is om te lezen; lezen en direct archiveren
- DELEGEREN; taak toewijzen aan een ander; plan in voor eventuele terugkoppeling
Microsoft 365-tip: Gebruik Outlook-regels om e-mails automatisch te door te sturen of te plaatsen in mappen. Op deze manier verwerk je snel standaard mails of bundel je informatie. Werk met de vlagfunctie om snel te plannen. Taken die je niet binnen vijf minuten kunt afhandelen? Zet ze direct om in een taak in Microsoft To Do. Zo houd je je inbox overzichtelijk en voorkom je dat je dezelfde e-mail zeven keer leest!
(Over het mailen voor afspraken schreef ik eerder een blog. Ook daar handige tips!)
2. Baas over jouw tijd
Maak blokken binnen je werkweek waarin je vol focus werkt. Of dat nu aan losse taken is of aan een groter project, dat maakt niet uit. Blokkeer deze tijdsblokken voor jezelf. Zorg dat je tijdens deze blokken dan ook niet wordt afgeleid door telefoon, teamleden, e-mail en andere stoorzenders. Combineer dit onderdeel met punt 3 om te voorkomen dat je veel tussen verschillende dingen moet schakelen.
Tip: Zorg dat je overzicht krijgt over je werkzaamheden en hoeveel tijd je hieraan besteedt. Ik gebruik hiervoor Toggl, een handige tool om inzicht te krijgen in mijn tijdsbesteding. Wil je leren hoe je Toggl optimaal kunt inrichten? Download mijn gratis E-book; Meer regie over je tijd door een goede inrichting in Toggl. Hier leg ik stap voor stap uit hoe Toggl jou kan helpen.
Microsoft 365-tip: Gebruik de agenda in Outlook of Teams om focusblokken te plannen. Voeg je taken uit Planner of To Do toe aan deze blokken, zodat je precies weet waar je aan werkt. Activeer de focusfunctie in Windows om notificaties tijdelijk uit te schakelen en je volledig te concentreren.
Plan bij de start van je werkweek een half uur in voor je planning van die week. Bekijk de taken en plan ze in de gereserveerde blokken. Wat niet past of geen prioriteit heeft, kan naar een volgende week.
3. Bundelen
Bundel taken die bij elkaar horen of op elkaar lijken. Denk bijvoorbeeld aan content- of socialmediacreatie of administratieve taken. Op deze manier voorkom je dat je voortdurend moet schakelen tussen taken en programma’s en bespaar je veel tijd.
Microsoft 365-tip: Maak gebruik van (standaard) categorieën. Deze kun je in Planner gebruiken, maar ook als lijsten of hashtags in To Do en zelfs in je Outlook mail en agenda. Zo kun je tijdens je werkblokken direct met de juiste taken aan de slag.
4. Plan reéel
We hebben nogal de neiging om onze beschikbare tijd te onderschatten (ik ook). Het werkt behoorlijk demotiverend als je elke dag je eigen planning niet haalt. Plan daarom ruim je taken in. Doe bijvoorbeeld alles keer 1,5. Denk jij dat het een uur kost? Plan 1,5 uur in. Dit maakt je planning realistischer, biedt ruimte voor tegenvallers en zorgt dat je aan het einde van de dag je planning wél haalt. Houd bij in Toggl hoelang je er echt over doet en pas het indien nodig naderhand aan. Zo krijg je steeds meer inzicht in hoeveel tijd iets kost.
Microsoft 365-tip: Gebruik in Outlook kleuren om blokken te markeren. Bijvoorbeeld: blauw voor focusblokken en groen voor meetings. Dit helpt je om visueel overzicht te houden.
Tijd over? Maak het leuk!
Geniet van een extra kopje thee of koffie en van het heerlijke gevoel dat je klaar bent. Heb je structureel tijd over? Dan kun je kijken of je een extra taak erbij plant. Of maak een lijstje met losse takenflodders die je op zo’n moment kunt doen.
20 uur per maand cadeau
Overzicht houden over jouw taken, e-mails en planning gaat heel goed met de verschillende programma’s binnen Microsoft 365. Met tools zoals To Do, Planner, Outlook en Teams kun je jouw werkomgeving zo inrichten dat je structureel tijd bespaart. Dit betekent niet alleen 20 uur per maand cadeau, maar ook meer rust en overzicht over jouw werkdag.
Heb je hulp nodig om dit in jouw werkomgeving in te richten? Neem contact met me op!
