Waarvoor kan ik Microsoft Lists gebruiken? De slimmere keuze voor het bijhouden van gegevens 

Het maken van lijstjes en overzichten in Excel is voor de meeste mensen niet onbekend. Excel is namelijk enorm veelzijdig en krachtig als het gaat om data-analyse en complexe berekeningen. Maar als het gaat om het beheren van eenvoudige gegevenslijsten zoals een eventkalender, voorraadlijst of projectmanagement, is Excel soms onhandig en omslachtig. Daarnaast verzuipen veel organisaties in de Excellijsten en is het lastig om overzicht te houden op het moment dat Excel wordt gebruikt voor takenn en acties. 

Microsoft heet hier een heel handige andere oplossing voor. Met Microsoft List heb je een tool die speciaal is ontworpen voor het bijhouden en organiseren van gegevens op een eenvoudige en effectieve manier. 

Wat is Microsoft Lists? 

Microsoft Lists is een tool binnen de Microsoft 365-suite die je helpt om je informatie op een gestructureerde manier te organiseren. Het is een meer gebruiksvriendelijke iinterface van SharePoint-lijsten, met verbeterde functionaliteiten. Lists combineert het beste van Excel en Planner, waardoor het ideaal is voor het beheren van projecten, bijhouden van voorraden, en organiseren van evenementen. 

Waarom en wanneer Microsoft Lists in Plaats van Excel? 

Eenvoudige gegevensorganisatie 

  • Kolomtypes: In Lists kun je kolommen definiëren met specifieke kenmerken zoals tekst, hyperlinks, afbeeldingen, bijlagen. Daarnaast kun je ook gebruikers koppelen. Dit maakt het eenvoudig om gegevens op een overzichtelijke manier te organiseren en te filteren. 
  • Weergaven: Je kunt verschillende weergaven maken voor dezelfde gegevens. Bijvoorbeeld een kalenderweergave voor evenementen of een bordweergave voor projecttaken, zodat je de informatie kunt presenteren op de manier die het beste bij je behoeften past. 

Samenwerking en Toegankelijkheid 

  • Real-time samenwerking: Lists is geïntegreerd met Microsoft 365, waardoor meerdere gebruikers tegelijkertijd aan dezelfde lijst kunnen werken. Dit bevordert de samenwerking en zorgt ervoor dat iedereen altijd toegang heeft tot de meest actuele informatie. 
  • Toegangsbeheer: Met Lists kun je eenvoudig toegangsrechten instellen, zodat je kunt bepalen wie de gegevens kan bekijken, bewerken of beheren. 
  • Je kunt List direct via Teams gebruiken, maar ook apart via desktop, tablet of mobiel 

Automatisering met Power Automate 

  • Workflow automatisering: Lists kun je naadloos worden koppelen aan Power Automate om repetitieve taken te automatiseren. Bijvoorbeeld, je kunt een workflow instellen die automatisch een e-mail stuurt wanneer een taak in je lijst wordt aangemaakt of voltooid. 
  • Integraties: Lists integreert ook met andere Microsoft 365-tools zoals Outlook, Planner, Excel en Forms, evenals met externe applicaties. Dit betekent dat je een krachtig en verbonden ecosysteem kunt creëren dat je werkprocessen stroomlijnt en optimaliseert. 

Minder Fouten, Meer Efficiëntie 

  • Validatieregels: Met Lists kun je validatieregels instellen om ervoor te zorgen dat ingevoerde gegevens altijd aan bepaalde criteria voldoen. Dit vermindert de kans op fouten en zorgt voor een hogere gegevensintegriteit. 
  • Automatische updates: Door workflows en automatiseringen in te stellen, kunnen lijsten automatisch worden bijgewerkt op basis van bepaalde triggers of acties, wat tijd bespaart en menselijke fouten minimaliseert. 

Voorbeelden van Microsoft List? 

Voorbeeld 1: Eventkalender

Stel je een evenementenorganisatie voor waar meerdere teamleden verantwoordelijk zijn voor verschillende aspecten van een evenement. Met Lists kunnen ze een gedeelde kalender bijhouden, waar iedereen belangrijke data, verantwoordelijkheden en updates kan toevoegen en bekijken. 

Voorbeeld 2: Voorraadbeheer

Een klein bedrijf kan Lists gebruiken om hun voorraad bij te houden. Door kolommen te gebruiken voor productnamen, aantallen, leveranciers en bestelnummers, hebben ze altijd een up-to-date overzicht van hun voorraad en kunnen ze eenvoudig rapporten genereren. 

Voorbeeld 3: Projectmanagement

Voor projectmanagement kan Lists worden gebruikt om taken en deadlines bij te houden. Met behulp van kolommen voor taakbeschrijvingen, verantwoordelijke personen en statusupdates, kunnen projectteams effectief samenwerken en de voortgang in de gaten houden. 

Conclusie 

Microsoft Lists biedt een flexibele, gebruiksvriendelijke en krachtige manier om je gegevens te beheren en organiseren. Het neemt de beste elementen van Excel en Planner en combineert ze in een intuïtieve interface die perfect is voor samenwerking en efficiëntie. Door Lists te gebruiken, kun je eenvoudig informatie delen, workflows automatiseren en je werkprocessen optimaliseren, waardoor je slimmer en effectiever kunt werken. 

Wil je meer weten over hoe Microsoft Lists jouw bedrijf kan helpen? Neem contact met ons op voor een gratis consult of lees onze andere blogs voor meer tips en tricks! 

Ik lees graag je reactie!

Over mij

Als trainer en adviseur help ik ondernemers en teamleden met het toepassen van Microsoft 365 programma’s bij hun dagelijkse werkzaamheden. Waarbij ik kijk naar structuur, techniek automatisering én toepassing. Hoe kunnen de verschillende gebruikers het systeem zo efficiënt mogelijk gebruiken. Alleen dan kun je slimmer en handiger werken en uren per week aan tijd besparen. Ik help je om jouw bedrijf of afdeling weer in een stroomversnelling te brengen. Een fijne plek om (samen) te werken, waarbij de processen geoptimaliseerd zijn voor groei en slim (en geautomatiseerd) werken.

Picture of Inge Verheggen

Inge Verheggen

Ondernemend | nieuwsgierig | creatief | duizendpoot

Laatste posts

Volg me op Facebook!

Laat je inspireren en blijf op de hoogte van de nieuwste tips.

Bij het inschrijven ga je akkoord met de privacyverklaring van White Water Virtual Support

vgo('process');