Microsoft Lists waarom zou ik dat gebruiken? Ik heb er lang over gedaan om (voor mij) de meerwaarde te ontdekken van Microsoft Lists. Wat maakt Lists nu anders dan Excel en wat kan ik er mee?
Ik heb het programma talloze keren geopend en lijsten gemaakt. Naast dat het makkelijker was om hyperlinkjes toe te voegen en wat extra kolomopties vond ik nog niet het haakje waardoor ik echt wilde gaan gebruiken. Tot nu. Door het kijken van een YouTubefilmpje lukte het me ineens wel om de toegevoegde waarde te zien en het voor mij werkbaar te maken. Hoog tijd dus voor een blog over Microsoft Lists.
Wat is Microsoft Lists?
Microsoft Lists is een Microsoft 365 app waarmee je informatie kunt bijhouden en werk kunt organiseren. SharePointgebruikers zijn vaak al bekend met het gebruik van lijsten, Lists is de ‘klassieke’ variant in een nieuw jasje gegoten. Het lijkt in de basis wel wat op Excel. Er zijn rijen en kolommen. Maar er zijn ook verschillen.
- Je heb een web- en mobiele versie. Zeker als je onderweg bent dan is het werken (en invoeren) via de mobiele versie van Lists veel makkelijker dan een mobiele weergave van Excel.
- Voeg eenvoudig verschillende type kolommen toe. Hypelink, afbeeldingen, keuzelijsten. Dit werkt vele male makkelijker dan in Excel
- Je kunt berekende velden maken; net als bij functies in Excel.
- Lists en Teams werken heel goed samen. Je kunt direct lijsten koppelen of via Teams een nieuwe lijst maken. Je kunt direct over de items chatten via Teams. Zo blijft alle communicatie op een plek en voorkom je onnodig intern emailverkeer.
- Voeg je teamleden toe. Door middel van meldingen zijn ze op de hoogte van de toegewezen of gewijzigde regel.
- Gebruik de kant-en-klare sjablonen om snel aan de slag te gaan. Ik ben er niet altijd fan van, maar het geeft inspiratie wat je allemaal kunt doen via Lists. Maar gebruik vooral je eigen situatie en werkwijze.
- Gebruik gegevens uit andere lijsten om te voorkomen dat je alles dubbel moet intypen.
- Visualiseer de lijst voor beter overzicht en makkelijker samenwerken. En daar zit een van de grootste toegevoegde waarde. Door het maken van verschillende overzichten presenteer je dezelfde informatie op een verschillende manier. Hiermee maak je mooie borden die direct duidelijk maken hoe het ervoor staat.
Moet je dan helemaal opnieuw beginnen?
Nee gelukkig kun je ook bestaande Excellijsten importeren in Lists om direct met extra functionaliteit verder te gaan.
De komende tijd ga ik aan de slag om een aantal overzichten in mijn bedrijf om te zetten. Hieronder mijn lijstje én nog wat aanvullingen die ook handig zijn
Eén lijst meerdere overzichten
Daar zit een grote kracht van Lists. De basis bestaat (net als bij Excel) uit rijen en kolommen. Maar door het maken van verschillende weergaven zorg je ervoor dat het overzicht veel duidelijker wordt. Het is hierdoor aantrekkelijker om te bekijken en kan je helpen bij planning en structuur.
In de basis heb je de volgende overzichten:
- Standaard; de rijen en kolommen
- Agenda; op deze manier zie je direct in een kalenderweergave wat de taken zijn. Je kunt zelfs ongeplande taken op deze manier direct in de agenda plannen (zie afbeelding 1)
- Bord; deze lijkt het meest op de bucketweergave van de Planner. Je schuift en sorteert de regels op basis van de keuzecriteria
- Galerij; een mooie overzichtelijke weergave met afbeeldingen die alles weergeeft.
Naast deze basis kun je makkelijk filteren op alle kolommen die je hebt gemaakt. Zo zie je snel het gewenste resultaat dat je nodig hebt.
Tip: in privékanalen in Teams is het op dit moment nog niet mogelijk om de Planner te gebruiken. Gebruik hiervoor de Lists functonaliteit en met de bordweergave heb je zo het overzicht met de buckets of de agenda zoals in de Planner.
Voorkom dubbel gegevens invoeren
Wie mij een beetje kent, weet dat ik er een hekel aan heb om dubbele gegevens in te moeten voeren. Waar het kan, wil ik dat voorkomen. Denk hierbij aan contactgegevens, klantgegevens, etc. Want als die namelijk wijzigen, moet je dat op alle plekken weer opnieuw veranderen. Ook hier is het werken in Lists fijn. Binnen een lijst kun je gegevens ‘ophalen’ uit een andere lijst. Zo heb ik een Contactenlijst met daarin de gegevens van klanten en prospects. Deze heb ik gekoppeld aan mijn CRM lijst, waarin ik de verschillende aanvragen en status hiervan bijhoudt. Zo zorg ik ervoor dat ik maar op 1 plek de basisgegevens van de betreffende klant hoef aan te passen bij wijzigingen.
Praktijkvoorbeelden voor Lists:
- Overzicht van alle abonnementen en tools. Zodat ik niet meer vergeet om iets op tijd op te zeggen
- Mijn CRM; contactlijst, offerte, berekende omzetwaarde, etc. Alles in een lijst (en bij voorkeur vanuit een door de opdrachtgever ingevuld formulier als basis)
- Als Planner in een privékanaal. Helaas werkt de Planner functionaliteit in de privékanalen nog niet, maar via Lists kun je dit eenvoudig oplossen.
- Overzicht van al mijn aangekochte trainingen. Zo kan ik makkelijk de training terugvinden als ik deze nodig heb. Met filters op onderwerp, of verloopdatum.
- Eventplanning; dit kan zowel in de Planner, maar ook via Lists. Net wat je zelf makkelijker vindt. Door te kiezen voor agendaweergave zie je snel op welke dagen (datums) je wat moet doen.
- Een eenvoudig smoelenboek van de teamleden. Altijd fijn om als nieuwe medewerker direct te kunnen zien wie je collega’s zijn, wat ze doen en hoe je ze kunt bereiken
Zoals voor veel nieuwe programma’s geldt ook voor Lists…. ga er eens mee spelen en onderzoeken welke mogelijkheden er zijn. Pak een Excelfile die je vaak gebruikt en probeer deze om te zetten in Lists.
