Wat is To Do en Planner
Microsoft To Do en Planner lijken op het eerste gezicht veel op elkaar. Beide tools helpen je om taken te organiseren en af te handelen. Maar welke gebruik je wanneer? Gelukkig is er geen goed of fout. Welke het makkelijkste werkt hangt af van de situatie.
ToDo is meer gericht op je persoonlijke to-do lijst en Planner meer voor teamtaken. Echter kun je de Planner ook heel goed gebruiken voor (persoonlijke) projecten.
In deze blog ontdek je de verschillen en overeenkomsten tussen deze tools, inclusief praktische tips om ze optimaal te benutten.
Overeenkomsten tussen To Do en Planner
- Beide helpen je overzicht houden
Zowel To Do als Planner laten je taken maken, deadlines instellen en subtaken toevoegen. Beide tools geven je grip op je werk. - Integratie met Microsoft 365/Outlook
Taken die aan jou worden toegewezen in Planner, verschijnen automatisch in To Do. Zo zie je al je taken (Planner en Todo) op één plek. - Werkt ook binnen Teams
Je kunt zowel To Do als Planner integreren met Microsoft Teams. Zo houd je alle communicatie en samenwerking overzichtelijk.
Verschillen tussen To Do en Planner
| Kenmerk | Microsoft To Do | Microsoft Planner |
| Type taken | Persoonlijke taken | Team- of projecttaken |
| Samenwerking | Voor jou alleen | Taken toewijzen aan meerdere teamleden |
| Weergave | Lijsten of dagplanning | Kanban-borden of tijdlijnen |
| Toewijzen van taken | Één persoon per taak | Meerdere personen per taak |
| Gebruikssituatie | Dagelijkse taken, persoonlijke actiepunten | Teamwerk, complexe projecten of workflows |
Wanneer gebruik je To Do?
To Do is ideaal voor taken die je alleen uitvoert. Denk aan:
- Persoonlijke lijstjes: Zoals een boodschappenlijst of persoonlijke doelen.
- Losse actiepunten: Zoals een klant bellen, een factuur versturen of een vergadering voorbereiden.
- Outlook-taken: Alles wat je in Outlook markeert als taak, komt automatisch in To Do terecht.
Praktische tip: Gebruik de “Mijn dag”-functie om alleen de taken te zien die je vandaag wilt aanpakken. Dit helpt je om focus te houden.
Wanneer gebruik je Planner?
Planner is ideaal voor teamwork en projecten. Denk aan:
- Projectmanagement: Voor een evenement organiseer ik alles in Planner, zoals deadlines voor offertes, logistieke taken, en een checklist voor de dag zelf.
- Contentplanning: Mijn volledige contentstrategie staat in Planner, inclusief deadlines voor blogs en social media posts. Dit zorgt ervoor dat ik overzicht houd en taken kan toewijzen aan anderen.
- Terugkerende workflows: Onboarding van nieuwe klanten of het lanceren van een product? Met Planner organiseer je alle stappen overzichtelijk.
Praktische tip: Voeg een Planner-tab toe aan een Teams-kanaal. Zo heeft iedereen toegang tot dezelfde informatie en voortgang.
Hoe werken To Do en Planner samen?
Een groot voordeel van Microsoft 365 is de integratie tussen To Do en Planner. Taken die aan jou worden toegewezen in Planner, verschijnen automatisch in To Do. Dit betekent:
- To Do is je persoonlijke dashboard waar je alle taken kunt zien, ook die van Planner.
- Planner geeft het bredere overzicht: wie is waarmee bezig en wat is de voortgang van het team?
Zo werken beide tools naadloos samen en helpen ze je om niets over het hoofd te zien.
Tips om To Do en Planner slim te gebruiken
- Combineer de tools slim
Gebruik To Do voor je persoonlijke focus en Planner voor teamwerk. Laat ze elkaar aanvullen. - Gebruik tijdsloten
Plan tijd in je agenda om zowel je persoonlijke als je teamtaken te bekijken. Een dagelijks moment om je To Do-lijst bij te werken helpt je om niets te missen. - Maak duidelijke afspraken in Planner
Zorg dat iedereen in je team weet wie verantwoordelijk is voor welke taken. - Gebruik kleuren en labels
Planner laat je taken categoriseren met kleuren en labels. Gebruik dit om je werk overzichtelijk te houden.
Voorbeeld uit de praktijk:
- Ik gebruik Planner om mijn contentplanning te beheren. Hierin staan taken zoals “Blog schrijven,” “Beeldmateriaal zoeken,” en “Social media posts inplannen.” Alles overzichtelijk in een tijdlijn, inclusief wie wat doet.
- Ook gebruik ik Planner als een basis CRM systeem. Het helpt me bij het opvolgen van klantacties
- Voor persoonlijke actiepunten, zoals een klant terugbellen of een factuur versturen, gebruik ik To Do. Het is mijn persoonlijke dashboard voor de dag.
- Daarnaast gebruik ik To Do om taken vanuit mijn mail te flaggen. Deze verschijnen dan op de juiste dag in mijn takenlijst
Wat kies jij: To Do of Planner?
Of je nu kiest voor To Do, Planner, of een combinatie van beide, het belangrijkste is dat je een systeem creëert dat past bij jouw werkstijl. Gebruik To Do voor persoonlijke focus en actiepunten, en Planner om effectief samen te werken met je team.
Gewoon in Microsoft
Deze blog maakt deel uit van de serie “Gewoon in Microsoft,” waarin ik praktische tips deel om je werkdag slimmer en makkelijker te maken. Houd de serie in de gaten voor meer inspiratie!
Hulp nodig zodat jij met meer plezier en resultaat gaat werken met Microsoft? Neem dan snel contact op.
