We zeggen het vaak: “dat duurt maar een paar minuutjes” Totdat je op de klok kijkt en ontdekt dat er een uur is verstreken. Tijd is ons meest kostbare bezit, en toch verdwijnt het vaak als sneeuw voor de zon. Hoe krijg je grip op je tijd en zorg je ervoor dat je die tijd vooral besteedt aan de dingen die belangrijk zijn en ertoe doen? Het begint allemaal met: meten is weten.
Waarom je tijd bijhouden geen overbodige luxe is
Tijdregistratie klinkt misschien als iets voor grote consultancybedrijven die elk kwartier moeten factureren, maar in werkelijkheid is het een goed hulpmiddel voor iedereen die bewuster en slimmer wil werken. Als je weet waar je tijd naartoe gaat, kun je betere keuzes maken en tijdrovende taken elimineren of optimaliseren.
Een van de grootste eye-openers als je begint met tijd bijhouden, is het verschil tussen gevoel en realiteit. We denken vaak dat we het grootste deel van onze tijd besteden aan productieve taken, maar in de praktijk blijken afleidingen en randzaken een flinke hap uit onze dag te nemen.
De eerste stap: inzicht in je tijdsbesteding
Voor je aan de slag kunt met het anders organiseren van je tijd, moet je eerst weten waar je tijd naartoe gaat. Meten dus. Dat kan in lijstjes of Excel, maar in de praktijk zijn we niet zo goed in achteraf herinneren waar we echt mee bezig waren. Daarom mijn tip voor Toggl. Toggl helpt je om zonder moeite bij te houden hoe je je tijd besteedt, en met een slimme opzet kun je snel zien waar je grootste tijdlekken zitten. Toggl kan op je computer, met pop-ups maar ook op je telefoon.
Ik heb trouwens een e-book geschreven over hoe je Toggl slim inricht om optimaal inzicht en resultaat te halen uit je tijdsregistratie.
En dan komt het moment van de waarheid. Je hebt een paar weken je tijd bijgehouden en ziet ineens dat je wekelijks uren verliest aan taken die eigenlijk niet zoveel waarde opleveren. Wat dan?
Je hebt vijf opties om slimmer met je tijd om te gaan:
- Stoppen – Vraag jezelf af: moet ik deze taak wel doen? Soms blijven we dingen doen uit gewoonte, terwijl ze geen waarde meer toevoegen.
- Frequentie verlagen – Moet die vergadering echt elke week, of kan het ook tweewekelijks?
- Optimaliseren – Kun je het sneller of slimmer aanpakken? Denk aan het automatiseren van terugkerende taken.
- Delegeren (uitbesteden) – Zit jij met klussen die iemand anders efficiënter, beter of met meer plezier kan doen?
Door kritisch naar je tijdsbesteding te kijken, creëer je ruimte voor het werk en de dingen die er écht toe doen.
Microsoft en automatisering: haal nog meer winst uit je tijd
Tijdregistratie is stap één, maar de echte winst zit in wat je daarna doet. Microsoft 365 biedt talloze tools om slimmer te werken en tijd te besparen. Denk aan:
- Outlook en Bookings slim gebruiken zodat het verwerken van e-mails je dag niet meer bepaalt
- Power Automate om repetitieve taken te automatiseren, zoals het verwerken van e-mails of het genereren van rapportages.
- Microsoft Planner en To Do om taken gestructureerd bij te houden en prioriteiten helder te krijgen.
- Teams gebruiken om makkelijker samen te werken
Gewoon in Microsoft
Deze blog maakt deel uit van de serie “Gewoon in Microsoft,” waarin ik praktische tips deel om je werkdag slimmer en makkelijker te maken. Houd de serie in de gaten voor meer inspiratie!
Hulp nodig zodat jij met meer plezier en resultaat gaat werken met Microsoft? Neem dan snel contact op.
