Makkelijk en veilig bestanden opvragen via Microsoft 365
Foto’s of bestanden opvragen of verzamelen. Dat gaat vaak via email of WhatsApp. Een hoop gedoe om ze daarna weer op de computer in de juiste map te moeten zetten.
Als eventmanager had ik vaak gegevens nodig van sprekers, standhouders of andere deelnemers: foto’s, inschrijfformulieren, logo’s, presentaties… En na afloop kreeg ik alle gemaakte foto’s via de WhatsApp. Gevolg? Mijn inbox (en WhatsApp) stroomde over van de bestanden en foto’s. Probeer dan nog maar eens het overzicht te houden. , Eindeloos zoekwerk en het kostte bakken met tijd.
Of bijvoorbeeld bij personeelszaken. Hoe vaak ik kopie paspoorten via de e-mail heb gezien. Privacy en veiligheid staan voorop, en dan wil je deze bestanden dus écht niet via de e-mail regelen.
Microsoft 365 heeft dé oplossing: de functie ‘Verzoek om bestanden’ in OneDrive of SharePoint. Eén link, geen losse mails en geen chaos. Alle bestanden worden veilig en overzichtelijk in één map verzameld, en je inbox? Die blijft lekker leeg.
Hoe werkt het?
Bestanden verzamelen met OneDrive of SharePoint*
In plaats van bestanden via e-mail of WhatsApp te krijgen, stuur je gewoon een verzoeklink en gaat de rest vanzelf. In vier simpele stappen aangemaakt:
OneDrive
1. Maak een map aan waar je de bestanden in wil verzamelen
2. Klik op de drie … en selecteer je “Verzoek om bestanden”.
3. Stel het verzoek in: Voeg een titel toe zodat ontvangers precies weten wat je nodig hebt, zoals “Upload je cv hier” of “Deel je presentatie voor het event”.
4 .Stuur de link door: Met deze unieke link kunnen anderen veilig bestanden uploaden naar de map. Ze zien de inhoud niet en kunnen niks bewerken. Superveilig en helemaal AVG-proof!
Resultaat?
- Alle bestanden verschijnen netjes op één plek, overzichtelijk en klaar voor gebruik.
- Jij krijgt een melding na het uploaden (Tip voor nog meer efficiency: Gebruik Regels om ook deze mails op 1 plek te verzamelen)
- En het beste? Jij hebt de controle.
SharePoint
Op het moment dat de bestanden ook voor je collega’s beschikbaar moeten zijn, kun je beter SharePoint gebruiken. Op deze manier hoef je niet de OneDrive te delen, of de bestanden te verplaatsen naar een gezamenlijke map. Zie je de optie Verzoek om bestanden niet in SharePoint? Dat kan te maken hebben met de beheerstinstellingen. Vraag hiernaar bij je IT afdeling. Via OneDrive werkt het altijd.
De werkwijze via SharePoint* is gelijk aan die van OneDrive.
En de ontvanger?
De kan de link openen via zijn mail, zijn telefoon en vandaar direct de foto’s of bestanden selecteren. Naam erbij vermelden en uploaden maar!
Waarom dit beter is dan e-mail
Met ‘Verzoek om bestanden’ voorkom je de ongestructureerde stroom mails en verlies je geen tijd met het opslaan en structureren van bijlagen. Want
- Alles staat automatisch op één plek: Een centrale plek voor alle bestanden, geen eindeloos zoeken meer.
- De ontvanger kan makkelijk foto’s vanuit zijn telefoon selecteren
- Veilig en AVG-proof: Bestanden worden direct opgeslagen in je Microsoft-cloud, zonder privacyrisico’s van e-mail.
- Grip op het proces: Of je nu cv’s verzamelt, presentaties ontvangt of projectmaterialen binnenkrijgt, je behoudt altijd controle en overzicht.
Slimmer werken met Power Automate
Wil je nóg meer efficiëntie? Koppel je verzoek aan Power Automate en laat het werk automatisch voor je doen. Stel bijvoorbeeld in dat je een notificatie krijgt zodra een bestand wordt geüpload, dat het bestand automatisch naar een specifieke bibliotheek wordt gekopieerd, of dat er een taak in je planner wordt aangemaakt. Zo hou je het proces snel en overzichtelijk.
Voor wie is dit interessant?
- HR-teams: Laat sollicitanten eenvoudig hun cv en documenten uploaden zonder je inbox vol te laten lopen.
- Projectteams: Verzamel rapportages, foto’s en andere projectbestanden in een mum van tijd.
- Eventorganisatoren: Vraag deelnemers om benodigde documenten zoals presentaties en toestemmingsformulieren te uploaden. En laat na afloop foto’s via de link laten uploaden
- Marketing & Sales: Verzamel klantmateriaal of samenwerkingsovereenkomsten zonder gedoe.
Gewoon in Microsoft: Ontdek meer handige tools!
Deze blog maakt deel uit van de serie “Gewoon in Microsoft”, waarin ik laat zien hoe Microsoft 365 jouw werkdag slimmer en makkelijker maakt. Of je nu HR-documenten verzamelt, projectbestanden beheert of input voor een evenement nodig hebt – Microsoft biedt je altijd een efficiënte en veilige oplossing. Houd de serie in de gaten voor meer praktische tips en toepassingen!
Ik help je graag
Wil jij meer tijd overhouden voor de dingen die je echt belangrijk vindt? Ik kan je helpen om slimmer, productiever en vooral leuker te werken. Door training timemanagement, optimaliseren van werkprocessen (in Microsoft365) of als Online Business Professional. Neem contact op voor een kennismaking.
