Hoe kan ik veilig bestanden delen met Microsoft 365?

Nu we steeds meer online werken, wisselen we meer en meer informatie met elkaar uit. Veilig bestanden delen doen we zowel intern als extern. Meestal sturen we een e-mail met een bijlage, en voor grote bestanden maken we vaak gebruik van tools als wetransfer.com, WhatsApp, etc. Maar is dit nu de meest handige en veilige manier van gegevens delen?

Hier kan ik heel kort over zijn. Nee, dit is absoluut geen veilige en handige manier om bestanden te delen. E-mailen met bijlagen zorgen ervoor dat er telkens een extra kopie van dit bestand wordt gemaakt. Zeker als het document nog aangepast moet worden krijg je al snel dat er heel veel verschillende varianten opgeslagen worden. Uiteindelijk weet niemand meer wat nu de laatste versie is en is de kans ontzettend groot dat iemand zijn aanpassingen in de verkeerde versie doet. Dit kost je veel tijd en zorgt voor fouten. Uiteraard geldt dit ook voor het delen met externe personen. Zeker kleinere bedrijven werken vaak samen met externe personen die bepaalde taken uit handen nemen. Ook hier wordt vaak de e-mail gebruikt, waardoor de externe persoon deze gegevens op zijn eigen systeem heeft staan. Niet handig dus.

Welke gegevens kun je onder andere delen?

We wisselen heel veel informatie uit. Denk maar eens aan:

  • Marketingmiddelen als blogs, teksten voor website, etc.
  • Presentaties
  • Foto’s
  • Deelnemerslijsten voor events
  • En ga maar door

Vaak bevatten deze documenten vertrouwelijke gegevens over het bedrijf, en soms ook persoonsgegevens. Je zit dus niet te wachten op een datalek. Om het risico van een datalek te beperken wordt het afgeraden om gegevens te delen via wetransfer of WhatsApp.

Veilig bestanden delen via Microsoft 365

Via Microsoft 365 is het heel eenvoudig om bestanden met elkaar te delen. Je deelt de koppeling en werkt in hetzelfde bestand. Op de achtergrond houdt het systeem bij wie welke aanpassingen heeft gedaan en je kunt snel terug naar een vorige versie. Intern en via Teams gaat dit heel makkelijk. Omdat Microsoft primair gericht is (was) op bedrijven die intern werken, zijn de veiligheidsinstellingen standaard ingesteld dat je niet geen openbare link kunt maken. Met andere woorden: je deelt dus echt met specifieke personen of groepen. Het is fijn om te weten dat mocht de mail met de link in verkeerde handen vallen, deze persoon er nog niets mee kan. Wil je toch een openbare link maken. Bijvoorbeeld voor de download van een gratis weggever of e-book, dan kun je dat door bepaalde instellingen aan te passen ook inregelen.

Hoe werkt het delen van bestanden?

Ik maak hierbij even de splitsing tussen veilig bestanden delen met specifieke personen of groepen en openbaar delen.

Delen met specifieke personen of groepen

Stap 1

Klik met je rechtermuis op de map of het bestand dat je wilt delen

Stap 2

Klik op het blauwe wolkje Delen

Stap 3

Kies de gewenste optie

  • Iedereen met koppeling staat uit (zie Openbaar delen)
  • Personen in White Water… dat is iedereen binnen de eigen organisatie
  • Personen met bestaande toegang. Bijvoorbeeld eerder gedeeld of in een bepaald Team
  • Specifieke personen: hier kun je de e-mailadressen invoeren van de personen waarmee je wilt delen
Veilig-bestanden-delen-microsoft-teams-365
Als het vinkje bewerken toestaan is aangevinkt, mogen deze personen het originele bestand bewerken. Handig bij bijvoorbeeld aanvullen of revisie van documenten

Stap 4

Je kunt de link delen direct via deze functie of de link als hyperlink toevoegen aan je e-mail. Ik kies zelf meestal voor de laatste optie, omdat ik dan meer mogelijkheden heb voor uitleg en de e-mail in mijn eigen huisstijl heb.

Hoe kan ik een bestand met een openbare link delen?

Op het moment dat je bestanden wel openbaar wilt delen met een link, denk aan een gratis weggever of een e-book dat mensen kunnen downloaden na aankoop, dan moet je iets aanpassen in het beheerscentrum van Microsoft. Ik wil zelf zeker weten dat er nooit vertrouwelijke gegevens per ongeluk openbaar gedeeld kunnen worden dus ik plaats de openbare documenten op een aparte plek.

Nu komt even een stukje theoretische uitleg.

Binnen Microsoft 365 heb je een aantal niveaus / keuzes voor het delen van bestanden. Standaard staat de optie iedereen uitgeschakeld.

  • Iedereen | Gebruikers kunnen bestanden en mappen delen via koppelingen waarvoor aanmelden niet is vereist.
  • Nieuwe en bestaande gasten | Gasten moeten zich aanmelden of een verificatiecode opgeven.
  • Bestaande gasten | Alleen gasten die al voorkomen in de adreslijst van de organisatie.
  • Alleen personen in de organisatie | Extern delen is niet toegestaan

Je kunt deze instellingen op het algemene niveau of per siteniveau aanpassen.

Tip: zorg dat de naam van deze site direct laat zien dat de bestanden met iedereen te delen zijn. Bijvoorbeeld: EXTERN_delen.

Hoe maak je een externe site aan

Stap 1

Het makkelijkst is om een nieuw Team te maken. Aan de ‘achterkant’ maakt Microsoft voor elk Team een aparte SharePoint site aan. Zorg voor een naam die duidelijk maakt dat je bestanden in dit Team openbaar wilt delen.

Stap 2

Ga naar portal.office.com en log in met je Microsoft account.

Stap 3

Ga via de negen puntjes naar Beheer / Admin

Stap 4

Klik op SharePoint beheerscentrum en kies voor actieve site

Veilig-bestanden-delen-microsoft-teams-365

Stap 5

Klik op de naam van het gemaakte Team. In mijn geval externe site. Aan de rechterkant opent een scherm. Kies hier voor het tabje beleid en beleid bewerken

Stap 6

Daar pas je instellingen aan naar ‘Iedereen’. Klik daarna op Opslaan.

Veilig-bestanden-delen-microsoft-teams-365

Als je deze stappen hebt voltooid kun je alle mappen en bestanden binnen dit Team openbaar delen. Volg hiervoor de stappen bij Hoe ga je te werk bij het delen van bestanden?

Werk jij ook vaak samen met anderen aan bestanden? Op welke manier deel jij gegevens? Laat het weten in de reacties.

Inge Verheggen

Inge Verheggen

Ondernemend | nieuwsgierig | creatief | duizendpoot

Ik lees graag je reactie!

Laat je inspireren en blijf op de hoogte van de nieuwste tips.

Bij het inschrijven ga je akkoord met de privacyverklaring van White Water Virtual Support