Kleine taken, grote taken: Hoe voorkom je dat je door de bomen het bos niet meer ziet?

Het organiseren van een event of bijeenkomst bestaat vaak uit heel veel kleine en grote taken. Waarbij je daarnaast ook vaak op verschillende momenten vragen krijgt van leveranciers of deelnemers waar je iets mee moet. Hoe kun je ervoor zorgen dat je ondanks al deze hectiek en de volle todo-lijst toch overzicht houdt over je agenda? 

Hou overzicht op je todo-lijst!

In deze blog een aantal tips die jou helpen bij het overzicht houden over jouw tijd en jouw agenda.

Maak kleine behapbare taken 

Een grote taak kan soms overweldigend voelen. Hak de taak in stukken. Op deze manier is het makkelijker om te starten. Het geeft ook altijd een lekker gevoel als je taken kunt afschrijven van je lijst.😊 

Bundel de taken 

Bundel taken die bij elkaar horen. Denk hierbij aan het schrijven van teksten of bijvoorbeeld het registratieproces. Op deze manier kun je je even volledig focussen op dat onderdeel. 

Schat de tijd in 

Schat de tijd in van elke taak. Hoe klein deze taak ook lijkt. Vind je het lastig om de taken in te schatten? Ga je tijd bijhouden via een tijdsregistratie. Je hebt hier verschillende gratis tools voor zoals Toggl. Je krijgt op deze manier heel makkelijk inzicht in de tijd die jij besteed aan je taken. Voor mij was de uitkomst best verrassend soms. Door te timen wordt het inzichtelijk wat je kunt doen in een week en hoelang taken duren. Dit helpt je bij je planning en het bepalen van je prioriteiten. 

Toggl tip: Maak per event een project in Toggl en zet daarin de verschillende taakonderdelen als taken. Met de labels kun je ook nog een sortering aangeven. Op deze manier kun je later goed analyseren waaraan je jouw tijd hebt besteed. Heb je een betaalde versie van Toggl? Dan kun je projecttemplates maken. Dat scheelt direct tijd. 

Als je bij de instellingen van Toggl de integratie met Planner, Outlook en Todo aanzet kun je vanuit je taken direct de tijdsregistratie aanzetten. 

Blok focusmomenten 

Probeer te voorkomen dat je je vooral laat leiden door de waan van de dag. Omdat je bij het organiseren van een event als spil in het web bezig bent en voor iedereen het aanspreekpunt bent kan het snel gebeuren dat je vooral bezig bent met brandjes blussen en adhoc acties doen. Blok focusmomenten in je agenda waarin je niet gestoord wordt. Stel je systeem hiervoor goed in. Zet je telefoon op stil, zet notificaties uit en plan jezelf als afwezig in Teams. Op deze manier word je zo min mogelijk afgeleid. 

Check max 3x per dag je email 

Veel van ons zijn gewend om de hele dag de email te checken en hiermee bezig te zijn. Hierdoor bepaalt je inbox al snel je daginvulling. Als je je email op een aantal (max 3) vaste momenten per dag bekijkt en verwerkt geeft dat een hoop rust. Plan bijvoorbeeld drie keer een half uur in voor het verwerken van email en blijf de rest van de tijd uit je inbox. Kleinere acties kun je in die tijd direct opvolgen, acties waar je meer tijd voor nodig hebt verwerk je als taak en plan je in tijdens een focusmoment.  

Planning 

Plan alles in. Vaste afspraken plan je uiteraard al in je agenda in, maar plan ook je focusmomenten in de agenda. Maak kaarten van alle taken in de Planner app of via Todo (net wat voor jou het beste werkt) Zet hier ook in wanneer je aan deze taak wilt werken of wanneer deze klaar moet zijn. Op deze manier zie waar je aan moet werken tijdens de focusmomenten. Toch niet alle taken af? Pas dan je planning, tijdsschatting en focusmomenten aan zodat jouw agenda klopt met de realiteit. Zorg ook altijd voor wat reservetijd. Voor als een taak of afspraak onverwachts uitloopt, er iets tussendoor komt of er simpel iets anders gebeurt. Buffertijd voorkomt dat je planning te vaak in de soep loopt. 

Vergeet ook niet om pauzes in te plannen. Het is nodig om een paar momenten per dag even af te schakelen. 

Microsoft Planner

Microsoft planner (in combinatie met Outlook en Todo) kan je goed helpen bij het houden van overzicht en planning. Het werken (met templatekaarten) in de Planner voor veelvoorkomende taken zorgt ervoor dat je geen stappen overslaat en makkelijk kunt samenwerken met collega’s. Vanuit Outlook maak je eenvoudig taken vanuit e-mails. In de app Todo komen beide overzichten samen en heb je direct het complete overzicht van jouw taken. 

Check ook even de Toggle tip om vanuit je taken direct de tijdsregistratie te starten. 

Voorkom een veelvoud aan tools 

Er zijn ontzettend veel tools die zich richten op productiviteit en planning. Voorkom dat je een veelvoud aan tools gaat gebruiken. Naast dat veel tools (zeker in gratis varianten) niet gericht zijn op samenwerken en niet altijd voldoen aan de privacy- of veiligheidsrichtlijnen geeft het ook veel onrust als je telkens op verschillende plekken moet inloggen. 

Kijk eerst naar wat je nodig hebt, wat je al aan tools kunt gebruiken en ga dan pas op zoek naar andere opties. Uit eigen ervaring als eventmanager weet ik dat veel van de functionaliteiten die je nodig heb je gewoon standaard in je Microsoft 365 abonnement hebt. Onbekendheid hoe je de programma’s samen kunt gebruiken en inrichten voor jouw specifieke werkzaamheden zorgen ervoor dat je vaak niet goed weet hoe je hier dan mee moet werken. 

Wil jij meer weten hoe je Microsoft 365 kunt inzetten voor jouw werkzaamheden of afdeling? Ik help je graag. Met workshops of 1-1 training leer ik je hoe je met meer gemak en meer plezier kunt samenwerken. Én tijd bespaart door een goede structuur op te zetten. Zo hou jij overzicht op je todo-lijst.