Wil jij meer resultaat halen uit jouw werkdag? Aan de einde van de dag de laptop tevreden kunnen dichtklappen? Wil jij je productiviteit naar een hoger niveau tillen? Dan is (slim) plannen van taken van cruciaal belang.
Met deze tips voorkom je de vijf meest voorkomende valkuilen bij het plannen van taken.
Plan niet alles dicht
Het is verleidelijk om je planning te vullen met een overvloed aan taken, maar pas op voor overbelasting! Dit zorgt voor stress en verminderde productiviteit. En uiteindelijk leidt het tot een ontevreden en ongemotiveerd gevoel als je telkens je planning niet haalt. Ben realistisch in het plannen en neem voldoende tijd voor elke taak. Prioriteer je taken en ben niet bang om sommige taken uit te stellen of te delegeren. Jij hebt de controle!
Prioriteiten stellen is de sleutel!
Zonder prioriteit lijkt elke taak even belangrijk. Dit kan ervoor zorgen dat je teveel tijd besteed aan taken die (nu) niet belangrijk zijn en te weinig tijd aan taken die wel van belang zijn voor jouw bedrijf. Neem even de tijd om je (week of maand)doelen en doelstellingen te bepalen en bekijk welke taken hier het meeste aan bijdragen. Door je planning te richten op de taken die er het meeste toe doen, ga je daar je energie op richten. It’s all about focus!
Flexibiliteit is de kracht van planning!
Life happens when your busy making plans. Er zullen altijd onverwachte gebeurtenissen zijn of taken die onverwacht uitlopen. Een goede planning houdt hier (tot zekere hoogte) rekening mee. Plan slim en bouw wat flexibiliteit in je schema in, zodat je ruimte heb om te kunnen omgaan met onvoorziene taken, onderbrekingen of urgente verzoeken. Zorg voor ruimte tussen je taken en wees bereid om je planning aan te passen wanneer dat nodig is. Flexibiliteit is de sleutel tot succes! (dit betekent natuurlijk niet dat je jouw planning moet laten leiden door onverwachte gebeurtenissen)
Realistisch blijven, altijd!
Dat doe ik wel even snel. Een van de meest voorkomende valkuilen is het onderschatten van de tijd die nodig is voor een taak. Dit zorgt voor tijdsdruk, haastwerk en een verminderde kwaliteit van het werk. Train jezelf in het maken van een realistische tijdsinschatting van een taak. Dit zorgt voor een realistische planning die je ook daadwerkelijk behaalt. Wil je vervolgens minder tijd besteden aan een taak? Bekijk dan per taak wat de mogelijkheden te zijn om sneller of slimmer te werken. Maar houd je planning ten alle tijden realistisch.
Neem een adempauze, je verdient het!
Last but not least…op papier of digitaal is het zo makkelijk. Lekker doorplannen. Maar vergeet de pauzes en rustmomenten niet. Ononderbroken doorwerken zorgt voor verminderde concentratie, vermoeidheid en leidt tot fouten. Geef jezelf even een break…al is het even vijf minuten. En ga bijvoorbeeld een stukje wandelen tijdens de lunch. Door even een rustmoment te nemen krijg je weer nieuwe energie, focus en creativiteit.
Welke valkuilen herken jij? Waar wil jij mee aan de slag? Begin vandaag met deze tips en haal meer uit jouw werkdag.
Hulp nodig bij het overzichtelijk plannen, slim werken of bepalen van jouw prioriteiten?
Ik ondersteun ondernemers bij stroomlijnen van hun bedrijf zodat jij slimmer en fijner kunt (samen)werken. Neem contact op via ingeverheggen@whitewatersupport.nl om te kijken wat ik voor jou kan betekenen.
