Maar hoe ben je dan van marketing & communicatie naar trainer Microsoft 365 en Teams gegaan?
Van marketing & communicatie naar trainer Microsoft 365 en Teams…. Dat is een lang verhaal, maar in deze blog vertel ik kort mijn reis. Ik had altijd al interesse in tools die taken konden automatiseren. Zoals in mijn studietijd; het automatisch maken van een inhoudsopgave in rapporten, of grafieken vanuit Excel plaatsen in PowerPoint zodat je makkelijk gegevens nog kon aanpassen. Ik vond het leuk om dit soort dingen uit te zoeken en op te zetten.
Tijdsverslinder
Maar het begon pas toen ik bij een van mijn eerste werkgevers verantwoordelijk werd voor het KPI dashboard voor het commercieel overleg. Ik kreeg kant-en-klare (geprinte) rapportages die ik in in verschillende dwarsdoorsnedes moest verwerken in Excellijsten voor de verschillende teams. Dit kon met de aangeboden input alleen maar door overtypen of knippen/plakken. Dit kostte me een paar uur tijd per week, om maar niet te zwijgen van de grote foutkans omdat mijn brein tijdens deze knip- en plakwerkzaamheden nog weleens wilde afdwalen. Het meest vervelende klusje van de week. Dat moest anders.
Optimalisatie en automatisering
Ik ben met de dataspecialist gaan praten om de bronbestanden te achterhalen. Vandaaruit ben ik gaan bouwen en testen. Na korte tijd had ik het dashboard vanuit de verschillende bronbestanden ‘nagebouwd’. Ik had geregeld dat deze bestanden wekelijks met dezelfde naam overschreven werden (in die tijd nog geen realtime data) en mijn wekelijkse taak was teruggebracht naar alleen maar het vernieuwen van de draaitabel. Dat scheelde me tijd en een hoop frustratie. Deze tijd gebruikte ik om mooie grafieken toe te voegen; want visueel geeft veel meer inzicht. Daarnaast maakte ik, vanuit dezelfde bronbestanden, aparte dashboards voor de verschillende teams. Ik blij, zij blij…een hoop tijd bespaard en veel inzicht gekregen. Vanaf dat moment was ik de vraagbaak voor Excel en werd ik betrokken als key-user bij het CRM en ERP systeem.
Hoe SharePoint op mijn pad kwam
Mijn enthousiasme voor SharePoint is pas later ontstaan. Na de geboorte van mijn kinderen ging ik parttime werken en ging ik volledig aan de slag in de marketing & communicatie. Het maken en bijhouden van de website, presentaties, foldermateriaal, noem maar op. We hadden ons eigen (product)fotomateriaal. Een beeldbank met wel meer dan 600 afbeeldingen. Van producten, van de productiefaciliteiten, van de werkzaamheden. En voor elke presentatie moest ik de benodigde foto’s zoeken. De manier van het archiveren van de foto’s was nog heel traditioneel. Onderverdeeld in mapjes en submapjes. Maar de foto’s pasten niet zo goed in die hokjes, want een foto kon zowel van een product zijn, in een bepaald marktsegment horen en was gemaakt op een bepaalde locatie. In welk mapje staat deze dan? Product? Markt? Locatie? Of overal? De zoektocht naar de foto nam meer tijd in beslag dan ik zou willen. Mijn nieuwe tijdsverslinder…
De randvoorwaarden
De zoektocht naar hoe en waar zoeken op verschillende criteria mogelijk was begon. Met een paar strikte randvoorwaarden.
Makkelijk
Het moest heel makkelijk zijn, ik wilde namelijk dat collega’s eenvoudig zelf de juiste foto’s konden zoeken.
Afgeschermd en in eigen beheer
Het moest een afgeschermde beeldbank zijn, want een groot deel van deze foto’s was confidentieel.
Mijn aanleiding was uiteraard voor een groot deel eigenbelang. Het kostte mij elke keer veel tijd om deze foto’s te zoeken, en er was altijd haast bij. Ik werd dus telkens gestoord in mijn eigen werkzaamheden en planning.
Internetopties vielen om bovenstaande redenen af. Ik stond op het punt om in gesprek te gaan met onze webbouwer voor het maken van een custom-made beeldbank, toen ik in het magazijn onze ICT-manager tegenkwam. Ik vertelde over mijn geplande gesprek en ik vergeet nooit wat hij toen zei. ‘Volgens mij hebben we zelf zoiets. Bij ICT zijn we bezig met SharePoint en daar zit zoiets in’ Lang verhaal kort, het zát erin en de beeldbank is gemaakt. In SharePoint, door mij. Met verschillende makkelijke filtercriteria en alle afbeeldingen veilig in eigen beheer op onze eigen server. Investering? 0, want de tool was al in huis. En de tijdsinvestering? Die was snel terugverdiend door de tijdswinst die het gebruik van deze beeldbank opleverde. Voor mij…en voor mijn collega’s.
Ontdekkingsreis
SharePoint ben ik spelenderwijs verder gaan ontdekken. Want er kon nog zoveel meer. Training on the job, Google, veel vragen aan ICT (uiteindelijk hebben ze me maar beheerder gemaakt, want ik bleef maar vragen) en zo heb ik de SharePointsite voor marketing opgezet. Een site waar ik later op makkelijke manier met mijn duobaan collega kon werken. En site met een beeldbank die nu, vele jaren later, nog steeds gebruikt wordt. 🙂
Leertrigger
Na deze baan heb ik de eerste stappen naar het zelfstandig ondernemerschap gezet. En hoorde ik al snel over Microsoft Teams. Mijn nieuwsgierigheid was direct gewekt, al had ik nog geen idee wat het was. Na de eerste training voelde ik…wauw, hier kan zoveel mee. Maar na die training bleef ook een ander gevoel hangen. Het gevoel van ‘En wat nu?’ Ik weet nu wel hoe de knoppen werken, maar wat gaat het mij (of een bedrijf of team) nu echt opleveren om zo te werken?’ Kortom op welke manier kun je het gaan gebruiken om er ‘winst’ mee te halen. Mijn leertrigger is altijd heel duidelijk; het moet me iets brengen. Het moet een pijn, een struggle oplossen. Daaruit haal ik mijn motivatie om de opties te bekijken, te testen, opnieuw te beginnen en uiteindelijk de oplossing te vinden. En zo’n reis is een ware ontdekkingstocht. Wat kan wel, wat niet, waarom niet, hoe wel of anders?
Techniek en functie combineren
Daar zit mijn kracht als Microsoft 365 trainer. Het combineren van functionaliteit en tool. Kijkend vanuit het perspectief van de werkzaamheden en taken. En juist omdat ik praktijk- en werkervaring heb, als:
- Intercedente
- Commercieel binnendienst & recruiter
- Accountmanager
- (online) marketing en communicatie
- Eventmanagement
herken ik een groot deel van de taken, de struggles en de uitdagingen.
De spil in het web
De praktijk is weerbarstiger dan de theorie. Deadlines worden overschreden. Je krijgt de input voor presentaties te laat. Maar wat doe je in deze situaties? Zeggen dat je het niet meer doet, of samen toch gaan voor die knalpresentatie voor de klant?
Bovenstaande functies zijn allemaal functies waarin je flexibel moet zijn, snel moet schakelen, pro-actief denken én moet kunnen organiseren. Werkzaamheden die structureel te veel tijd kosten (of vragen waarop mensen makkelijk zelf het antwoord op moeten kunnen vinden) moet je minimaliseren en automatiseren. Daar gebruik ik Microsoft 365 en Teams voor én dat leer ik jou tijdens mijn trainingen en workshops. Zodat jij het maximale uit jouw dag haalt!
Waar kun jij nog ‘winst’ halen?
PS. Meer weten over mij als Microsoft 365 trainer en de Microsoft Teams trainingen die ik geef? Laten we een keer (virtueel) koffie drinken!
