De credits voor mijn goede basisadministratie zijn absoluut voor mijn moeder. Al van jongs af aan heeft zij mijn zusjes en mij geleerd om onze documenten goed te bewaren. In duidelijk gelabelde ordners zaten mijn bankgegevens, mijn studiegegevens, belastingdocumenten, enz. Deze gewoonte heb ik voortgezet toen ik mijn eigen huis ging kopen en later met mijn partner ons huidige huis. Nu 10 jaar en 3 kinderen later is onze administratie nog steeds goed gedocumenteerd en kan ik alles binnen enkele minuten terugvinden.
De administratie telt inmiddels talloze ordners en de uitdaging is om niet alles te bewaren en snel toegang te hebben tot de recente en belangrijke documenten.
Ook binnen mijn eigen bedrijf heb ik natuurlijk te maken met documenten en bewaartermijnen. De belasting, de bank, mijn klanten, etc, overal heb ik documenten van. Ook hiervoor gelden wettelijke bewaartermijnen.
Hier een overzicht voor de meest gebruikelijke documenttypes.
Algemene bedrijfsmatige documenten
Elk bedrijf is wettelijk verplicht om een administratie bij te houden. Dat betekent in de praktijk dat je alle gegevens over je onderneming moet bewaren. Het gaat hierbij om:
- ontvangen en verzonden facturen gaat het dan onder meer om:
- de kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
- tussentijds gemaakte controleberekeningen
- bankafschriften het grootboek
- de voorraadadministratie
- de debiteurenadministratie
- de crediteurenadministratie
- de inkoopadministratie
- de verkoopadministratie
- de loonadministratie
- contracten, overeenkomsten en andere afspraken
- agenda’s en afsprakenboeken
- correspondentie
- software en databestanden
- E-mails (zowel interne als externe) die betrekking hebben op je bedrijfsvoering
Basisgegevens zijn voor langere tijd van belang. Deze moet je 7 jaar bewaren.
Let op
Zowel de gegevens op papier als de digitale gegevens horen bij je administratie. Daarbij kan het bijvoorbeeld ook gaan om de zakelijke agenda die je bijhoudt op je mobiele telefoon.
Facturen
Vooral met (elektronische) facturen moet je zorgvuldig omgaan. Als ondernemer voor de omzetbelasting ben je wettelijk verplicht om alle kopieën van facturen te bewaren Daarbij gaat het zowel om de verzonden als de ontvangen facturen. Je mag deze facturen en bonnetjes echter ook scannen en digitaal bewaren. Let dan wel voor een juiste en volledige weergave van het origineel. Belangrijk hierbij is dat de echtheidskenmerken ook worden opgeslagen. U kunt dit nalezen in de brochure Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht. Bewaar bij het ontvangen van digitale facturen als (pdf)bijlage in een e-mail ook de desbetreffende e-mail. Het is namelijk van belang dat je kunt aantonen dat de factuur origineel is en niet gewijzigd is*. Van belang is dat de gegevens binnen redelijke termijn controleerbaar zijn.
Facturen moeten voldoen aan de wettelijke* eisen. Naast dat ze de wettelijk verplichte gegevens moeten bevatten, is het belangrijk dat ze authentiek, integer (onveranderd) en leesbaar zijn. Bewaar facturen bij voorkeur in de vorm waarin je ze hebt ontvangen. Je moet een elektronische factuur dus bewaren als bestand. Uiteraard kun je zo’n factuur voor eigen doeleinden printen, maar het oorspronkelijke bestand moet wel blijven bestaan.
* Bron Belastingdienst
Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed
De bewaartermijn hiervan is 10 jaar volgend op het jaar waarin het ‘goed’ is gaan gebruiken.
Personeelsgegevens
Heb je personeel in dienst? Dan heb je ook hier te maken met bewaartermijnen. In het kader van de privacywetgeving zijn hier ook maximale bewaartermijnen vastgesteld. Dit geldt zowel voor gegevens van medewerkers, maar ook voor gegevens van sollicitanten.
Sollicitanten
- Sollicitatiebrieven, – formulieren, correspondentie omtrent de sollicitatie, getuigschriften en verklaring omtrent gedrag
Deze mag je 4 weken zonder toestemming, 1 jaar met toestemming van de sollicitant na beëindiging sollicitatieprocedure bewaren
Medewerkers
- Arbeidsovereenkomst en wijzigingen
- correspondentie over benoemingen, promotie, demotie en ontslag
- verslagen van functioneringsgesprekken
- verslaglegging in het kader Wet Verbetering Poortwachter
- VUT-regeling
Deze gegevens moet je tot 2 jaar na einde dienstverband bewaren
- Loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen
Deze gegevens moet je tot 5 jaar na einde dienstverband bewaren
- Persoonsgegevens werknemer (NAW en Burgerlijke staat)
- Afspraken betreffende salaris en arbeidsvoorwaarden
Deze gegevens moet je tot 7 jaar na einde dienstverband bewaren
- Videobeelden van personeel
Beveiligingscamera’s - Opsporingscamera’s tbv fraude, diefstal e.d.
4 weken of tot incident is afgehandeld vanaf start opname
Let op
Personeelsgegevens hebben ook vaak betrekking op de privacywetgeving (AVG). Zorg daarom dat deze goed worden vastgelegd en de verplichtingen ten opzichte van de AVG nageleefd worden.
Overige gegevens van je adminsitratie
In sommige specifieke branches gelden andere bewaartermijnen. Ook medische of gegevens met betrekking tot chemische stoffen hebben specifieke bewaartermijnen. Onderzoek goed welke termijnen voor jouw organisatie en organisatiestructuur gelden of bespreek dat met je belastinginspecteur. Ook kun je met de belastinginspecteur afspraken maken over eventueel kortere bewaartermijnen, de vorm en het detailniveau van de gegevens.
Back-ups
Je mag bestanden met zakelijke documenten op elke door jou gewenste plaats bewaren, zolang de inspecteur van Belastingen er desgewenst binnen redelijke termijn maar over kan beschikken. Een online factuurprogramma vormt dus geen enkel probleem. Maak je bijvoorbeeld gebruik van een back-upservice in het buitenland voor je facturen (en overige documenten), dan vormt dat geen enkel bezwaar. Overigens mag de inspecteur van Belastingen aangeven in welke vorm hij je factuurgegevens wil ontvangen. Dat kan dus ook een elektronische kopie zijn.
