Wat is het verschil tussen OneDrive en SharePoint

Deze vraag krijg ik regelmatig van ondernemers en zie ik vaak voorbij komen op Social Media. Het gebruik van, en het verschil tussen One Drive en SharePoint is niet helemaal duidelijk. En eerlijk is eerlijk…Microsoft werkt hier ook niet helemaal in mee.

In deze blog ga ik je uitleggen wat het verschil is tussen SharePoint en OneDrive en wat je het beste kunt gebruiken

Anders werken

Vroeger (😉), voorheen, werkten we vooral op servers en netwerken van bedrijven. We werkten met de Verkenner of voor de Apple gebruikers met de Finder. Er waren verschillende hoofdmappen, met daarin weer diverse submappen.

Deze mappen kenden ieder hun eigen rechtenstructuur. Alle bestanden moesten dus altijd in mappen worden gestopt en door de, zeker in grotere bedrijven, complexe rechtenstructuur kwam het meer dan vaak voor dat dezelfde bestanden op verschillende plekken stonden. Met alle gevolgen van dien.

Het zoeken van bestanden, de juiste versie, was soms een grote puzzel en kostte veel tijd. Ook was het in die periode niet makkelijk om op een externe locatie te werken. Laat staan om via tablet of telefoon te werken.

In de cloud

Gelukkig is daar nu een einde aan gekomen en werken we steeds meer in de cloud. Hiermee zijn we altijd bereikbaar, connecten en hebben toegang tot alles wat we willen. Daarnaast, kun je door slim werken en betere techniek, veel makkelijker bestanden zoeken dan alleen op bestandsnaam. Het Microsoft 365 platform, met al zijn apps, is hier uitstekend voor geschikt.

Maar wat kun je nu het beste gebruiken om gegevens te delen en samen te werken? De termen One Drive, SharePoint en Teams worden door elkaar gebruikt en menigeen raakt het overzicht kwijt.

OneDrive

De term ‘OneDrive’ kennen de meeste wel. Zo wordt de (persoonlijke) cloudopslag van Microsoft genoemd. Het hulpprogramma voor synchronisatie heet echter ook OneDrive en dit zorgt voor verwarring.

Hierboven schreef ik al persoonlijke cloudopslag. OneDrive is gericht voor gebruik als individu (One). De bestanden is OneDrive kun je delen met derden, maar om echt effectief samen te werken mis je toch een aantal functionaliteiten. Je kunt OneDrive een beetje vergelijken met de persoonlijke map op de server die je vroeger had.

Werk je vooral alleen en ben je niet van plan om veel met anderen samen te werken, dan is OneDrive een prima oplossing. OneDrive kun je makkelijk synchroniseren met je computer zodat je nog steeds op de ‘oude’ manier via je verkenner / finder kunt werken. De personen met wie jij je bestanden deelt, kunnen deze map echter niet synchroniseren. Zij hebben dus online toegang tot deze documenten en moeten hierdoor in sommige gevallen de bestanden op hun eigen computer downloaden voor het verder verwerken. Geen wenselijke situatie dus.

SharePoint

Heb je een Microsoft Business account (de eerste drie pakketten van de afbeelding), dan heb je SharePoint. SharePoint was vroeger behoorlijk technisch en best complex voor kleinere organisaties om in te richten. Met de komst van Teams is werken in SharePoint makkelijker geworden.

 Er zit namelijk een koppeling tussen deze twee. Wanneer je met meerdere personen (zowel intern als extern) wilt samenwerken is Microsoft Teams een heel goede oplossing. Teams biedt veel meer dan een online opslag van mappen en bestanden.

Nu ga ik toch nog even technisch worden. Teams maakt voor elk team ‘aan de achterkant’ een site in SharePoint. Met andere woorden: Teams en SharePoint zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Ook SharePoint / Teams kun je makkelijk synchroniseren met je desktop zodat je via je explorer of finder kunt werken. Ook de teamleden kunnen mappen synchroniseren zodat zij via de explorer / finder kunnen werken.

SharePoint kent nog vele andere uitgebreidere mogelijkheden. Deze zijn vooral voor grotere bedrijven interessant. Veel kennis van SharePoint hoef je dan ook zeker niet te hebben als je wilt gaan werken met Teams en online samenwerken. Om goede keuzes te maken is het wel handig om dus te weten hoe de structuur van het platform in elkaar zit.

Ik zou dan ook altijd adviseren om via SharePoint te werken als je dit pakket hebt. Gaat je bedrijf groeien, ga je met een team werken, dan heb ik je alvast een goede werkwijze aangeleerd en kun je makkelijker opschalen.

Microsoft 365 Business heeft vier pakketten en in drie van deze pakketten zit SharePoint inbegrepen. Het meest gekozen pakket Microsoft Business Standard heeft SharePoint.

Hoe weet ik nu of ik via OneDrive werk of via SharePoint

Het symbool van OneDrive is het wolkje. Via de explorer zie je dan ook het symbool van het wolkje staan. Heb je via SharePoint gesynchroniseerd dan zie je een fabriekje als symbool staan.

screenshot onedrive vs sharepoint

Afbeeldingenbibliotheek

Ondanks dat je niet veel hoeft te werken met SharePoint en hier ook geen technische kennis van hoeft te hebben, zijn een aantal functionaliteiten wel interessant. Zoals een afbeeldingsbibliotheek.

Een heel fijne manier om al je afbeeldingen, stock of eigen, op te slaan en hier verschillende kenmerken aan te geven. Zodat je eenvoudig kunt filteren en sorteren binnen je afbeeldingen.

Meer weten over praktisch werken met Microsoft 365? Schrijf je dan in voor mijn nieuwsbrief.

Inge Verheggen

Inge Verheggen

Ondernemend | nieuwsgierig | creatief | duizendpoot

Ik lees graag je reactie!

About Me

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

Recent Posts

Volg me op Facebook!

Laat je inspireren en blijf op de hoogte van de nieuwste tips.

Bij het inschrijven ga je akkoord met de privacyverklaring van White Water Virtual Support

vgo('process');