Vergaderen 2.0 Hoe voorkom je vergadermoeheid

vergaderen, vergadermoeheid, conferencing, microsoft teams

De afgelopen maanden zijn voor de meesten van ons uitdagend geweest en we hebben last van vergadermoeheid. Grote veranderingen op persoonlijk en zakelijk vlak. Opeens waren we bijna allemaal vanuit thuis aan het werk. Gedreven door een saamhorigheid om het virus eronder te krijgen, zijn we allemaal (na wat incidentele opstartproblemen hier en daar) vol goede moed van start gegaan.

Maar nu, maanden hierna, blijkt deze situatie structureler van aard dan we vooraf dachten of vooral hoopten. Uit onderzoek blijkt dat sinds de uitbraak van Covid-19 en het vele thuiswerken, het aantal burn-outs flink is gestegen, namelijk met zo’n 30%. Ik zie en merk het ook in mijn eigen omgeving. Vrienden en collega’s geven aan toch meer vermoeid te zijn, het druk te hebben en sommige zijn ook al genoodzaakt even een stapje terug te doen.

Goede werk-ontspan balans

En ik merk het zelf ook. Voor maart werkte ik een aantal dagen per week (deels) op locatie, sinds maart nog maar mondjesmaat. Door alle extra uitdagingen op het gebied van opvang van kinderen en zieke kinderen, zijn mijn vaste werkmomenten voor opdrachtgevers steeds meer gaan verschuiven. Tijdelijk geen probleem natuurlijk, het hebben en geven van deze flexibiliteit vind ik erg belangrijk. Maar het werd steeds structureler dat meetings werden ingepland op dagen dat ik niet voor deze opdrachtgever werkzaam was. Daarnaast merkte ik dat met name door het vele beeldbellen mijn energie de afgelopen periode minder werd en ik last kreeg van soort van vergadermoeheid werd. Ik kon minder goed loskomen van de werkzaamheden en ging toch in mijn vrije tijd zaken oppakken.

Tips voor betere balans en vergadermoeheid

Microsoft heeft naar aanleiding van deze cijfers een aantal ideeën uitgewerkt, waardoor je makkelijker rust kunt nemen tijdens het werk. Microsoft blijft in volle ontwikkeling met het 365 platform en Teams en heeft voor de komende periode ca 50 nieuwe features aangekondigd voor Teams.

Video conferencing fatigue

Uit onderzoek blijkt dat na 20 minuten beeldvergadering al vermoeidheid optreedt. Het is dus niet vreemd dat je na een dag vol beeldbellen enorm vermoeid zijn. Het wordt ook wel video conferencing fatigue genoemd. Een van de oorzaken is dat onze hersens moeite hebben met de overdosis onnatuurlijk oogcontact. „In een fysieke bijeenkomst van tien mensen is iedereen aan het praten, aantekeningen aan het maken of aan het typen. De tijd die we elkaar aan zitten te staren, is beperkt. Bij een videovergadering is er juist continu oogcontact. Bovendien oogt een persoon bij beeldbellen veel meer in nabijheid dan in een offline vergadering, waarin een meer natuurlijke afstand tot elkaar wordt genomen. Dit versterkt het onnatuurlijke gevoel en zorgt voor onnodige prikkeling van de hersenen.

Togethermode

De togethermode maakt het aantrekkelijker en dynamischer om te beeldbellen, maar zorgt er daarnaast voor dat het minder vermoeiend is om langer online te vergaderen.

In de Togethermode zit je met zijn allen in een aantal scenes, zoals een koffiebar, in een collegezaal of aan een vergaderruimte. Je kijkt dus met zijn allen naar een scherm en ziet alle gezichten in dezelfde omgeving.

 De Together-modus is een nieuwe vergaderervaring in teams die gebruik maakt van AI-segmentatietechnologie om deelnemers digitaal op een gedeelde achtergrond te plaatsen, waardoor het lijkt alsof je in dezelfde ruimte zit als alle anderen in de vergadering of de klas. Dit zorgt ervoor dat vergaderingen boeiender zijn, door je te helpen met concentreren op het gezicht en de lichaamstaal van andere mensen. Dit maakt het makkelijker om non-verbale signalen op te pikken die zo belangrijk zijn voor menselijke interactie. Het is ook fijn voor vergaderingen met grotere groepen mensen en met meerdere sprekers. Het is makkelijker de sprekers te volgen en te begrijpen wie er praat. De verschillende scenes binnen de Togethermodus worden nu uitgerold en hier zullen in de toekomst nog zeker meer van zien.

Ondertiteling

Een ding wat soms onduidelijk is en veel concentratie vraagt tijdens een meeting, is het volgen wie aan het woord is en wat er gezegd wordt. Dit wordt vergemakkelijkt door de Live Transcriptions functie. Microsoft Teams is vanaf begin september bezig met de uitrol hiervan. Het wordt dan mogelijk om automatisch transcripties op te stellen voor Teams-meetings. Op dit moment is deze functionaliteit alleen nog beschikbaar voor gebruikers die Teams op Engels hebben staan en wanneer Engels wordt gesproken, maar uiteindelijk zal dit ook naar andere talen worden uitgerold. Het is nog onbekend wanneer de functie in het Nederlands beschikbaar is. Hiervoor zullen we dus nog even geduld moeten hebben.

Microsoft Whiteboard

Ook Microsoft Whiteboard krijgt een update. Het inzetten van een virtueel whiteboard kan een meeting interactiever en dynamischer maken. De updates zorgen voor snellere laadtijden, plaknotities en meer mogelijkheden voor tekst, slepen en neerzetten. Hierdoor kunnen ook deelnemers zonder touchscreen deelnemen aan whiteboardsessies tijdens Teams vergaderingen.

Contactloos vergaderen

Alhoewel thuiswerken nog steeds de norm is, heeft Microsoft ook nagedacht over contactloos vergaderen op locatie, zoals bijvoorbeeld in gedeelde ruimtes. Zo kunnen mensen met Teams deelnemen aan vergaderingen en inhoud delen met apparaten van vergaderruimtes vanaf hun eigen mobiele telefoon of pc. De telefoon verandert dan in een soort afstandsbediening. Later zal dit ook worden uitgebreid met spraakassistentie via Cortana.

Breakout rooms

Voor gebruikers van Zoom al  is het al bekend maar in Teams wordt deze functionaliteit in oktober ook live. Hiermee kun je vanuit een meeting verschillende deelgroepen maken om bijvoorbeeld een subonderdeel te bespreken. Ook dit maakt een meeting interactiever en meer productiever omdat in een subgroep bepaalde onderwerpen besproken kunnen worden.

Naast deze technische ontwikkelingen die eraan komen om het video vergaderen eenvoudiger, praktischer en minder vermoeid te maken zijn er ook een aantal andere tips die je kunt gebruiken.

Enquete in de vergadering

Waar we nu nog vaak gebruik maken van externe tools voor interactiviteit en polls in de meeting, rolt Microsoft binnenkort deze functionaliteit ook uit in Forms. Hierdoor kun je eenvoudig vragen delen tijdens de vergadering en de resultaten direct bekijken. Op dit moment heb ik deze functie nog neit beschikbaar, maar onderstaand een impressie van Microsoft.

Opzetten enquete

Integreren in Teams

Begin een vergadering niet precies op het uur

Korter en bondiger

Maak je bijeenkomsten korter. Als je iets in 30 minuten kunt doen, doe het dan niet in een uur. En stuur van tevoren een agenda.

Gebruik af en toe de telefoon

Bij videobellen zit je voornamelijk achter je bureau. Door te bellen kun je ook rondlopen, rondkijken, etc. wat voor een plezierige afwisseling zorgt in de dagelijkse dynamiek.

Verminder ongemakkelijk oogcontact

Sleep het beeld van je gesprekspartner vlak naast of onder de camera, dan voelt oogcontact iets minder vreemd.

Kijken naar hetzelfde scherm

Iedereen heeft zijn eigen weergave binnen Teams. Wie voor de een aan de linkerkant zit, kan voor de ander op een heel andere plek zichtbaar zijn. Een mogelijke oplossing hiervoor is dat je als gespreksleider jouw overzichtsscherm van alle deelnemers deelt. Zo heeft iedereen dezelfde blik op de vergadering. Dat levert wel wat vertraging van het beeld op.

Welke tips heb jij nog om vergadermoeheid te voorkomen?

Inge Verheggen

Inge Verheggen

Ondernemend | nieuwsgierig | creatief | duizendpoot

Ik lees graag je reactie!

Laat je inspireren en blijf op de hoogte van de nieuwste tips.

Bij het inschrijven ga je akkoord met de privacyverklaring van White Water Virtual Support