Leg je werkwijze en werkinstructies vast met een schermopname via PowerPoint
Veel van onze kennis zit in ons hoofd. Hoe we bepaalde dingen doen. Waarom we bepaalde dingen doen. Pas als iemand (tijdelijk) wegvalt of we moeten een nieuwe collega inwerken merken we hoe onhandig dit is. Niemand kan op dat moment deze werkzaamheden zomaar overnemen. Snel werk overdragen is vaak niet mogelijk.
Het overnemen van taken of het inwerken van nieuwe collega’s neemt dan onnodig veel tijd in beslag. Meestal tijd die er toch al niet meer is. Daarnaast levert het ook frustratie op. De nieuwe collega wil wel aan de slag, maar weet gewoon niet wat en hoe en degene die de taken moet overdragen heeft het gevoel dubbel werk te moeten doen.
Het kan anders: snel en gemakkelijk overdragen
Gelukkig kan het ook anders. Leg je werkwijze en de werkinstructies vast zodat je snel en gemakkelijk werk kunt overdragen. En dat hoeft niet zo moeilijk te zijn. Je hebt er ook geen spannende programma’s voor nodig. Met jouw standaard programma’s binnen Microsoft 365 kun jij al je werkinstructies (tekst én video) vastleggen. Een keer vastleggen scheelt een heleboel tijd en frustratie in de toekomst.
Hoe begin je?
Vaak bestaan je werkzaamheden uit eenzelfde soort handelingen:
- Blog posten op website
- Nieuwsbrief aanmaken in het systeem
- Het registreren van deelnemers voor een event
- Het boeken van een ruimte
- Het maken van visuals voor Social Media
- Het onboarden van een nieuwe klant of nieuwe medewerker
Schrijf voor jezelf op in welke volgorde je bepaalde stappen moet doen.
Tip: begin met post-its. Zeker als het een meer uitgebreid proces is kun je met Post-its wat makkelijker werken, schuiven, nieuwe pakken, etc. Dit geeft een goed overzicht van de volgorde en het aantal stappen binnen een taak. Op deze manier bekijk je ook het proces nog een keer kritisch en zie je soms dingen die niet meer logisch zijn of sneller kunnen. Direct een stukje procesoptimalisatie.
Schrijf per stap op wat de handelingen zijn en wat er moet gebeuren. Echter zitten de meeste mensten tegenwoordig niet te wachten op ellenlange stukken tekst aan handleiding. Het kan veel makkelijker door het maken van video-instructies van de taak. Dit doe je door letterlijk een schermopname te maken van de werkzaamheden. Doe dit terwijl je deze taak ook daadwerkelijk gaat doen. Op deze manier kost het je nauwelijks extra tijd.
Hoe maak je deze schermopname?
Open PowerPoint (desktop-app) en ga in de menubalk naar ‘Opnemen’. Klik daar op ‘Schermopname’ maken. Vervolgens selecteer je jouw venster en dan telt PowerPoint automatisch af. Aan de bovenkant van het scherm zie je de navigatieknoppen (stop, pauze, etc)
Alles wat op je scherm te zien is wordt opgenomen en je vertelt de stappen en de werkwijze terwijl je deze aan het doen bent. Als je klaar bent klik je op stop en verschijnt de video in de PowerPoint.
Klik met de rechtermuis op deze video en kies voor opslaan als mediabestand. Op deze manier maak je zonder extra programma’s op een snelle manier video-instructies van de werkzaamheden en kun je snel en gemakkelijk werk overdragen.
Tip: Hak de werkzaamheden of taak in kleine stapjes. Op deze manier krijg je korte video’s per stap en is het voor een ander teamlid makkelijker kijken en kun je gericht naar een type handeling zoeken zonder dat je een erg lange video moet bekijken.
P.S. Nog meer tijd besparen? Lees mijn blog met 4 tips die jou wel 20 uur per maand kunnen opleveren!
