Creëer rust en overzicht in je bedrijf
Ken je dat verhaal over de schilder en zijn eigen huis? Yep, het eigen huis komt qua schilderwerk en opknapwerk vaak op de laatste plaats. En zo was het ook in mijn bedrijf. In 2022 heb ik ontzettend veel leuke opdrachten mogen doen, maar dat bleek toch iets te veel van het goede. De laatste maanden van het jaar heb ik dan ook benut om te kijken (en vooral te voelen) wat ik wilde blijven doen en waar ik naartoe wilde. En in de kerstvakantie heb ik twee weken geen werkzaamheden voor mijn opdrachtgevers gedaan, maar achter de schermen eens kritisch gekeken naar mijn eigen processen om weer overzicht te creëren in mijn eigen bedrijf.
Opruimen voor overzicht in je bedrijf
De eerste stap was opruimen, of te wel puinruimen in mijn geval. Op een aantal punten was het dringend nodig de ontstane achterstand weg te werken en daarmee ook mijn hoofd weer rust te gunnen.
Mailbox
Ik heb ruim de tijd genomen om op te ruimen en mijn mailbox weer op orde te brengen. En dat was nodig. En inderdaad, zoals ik het aan anderen adviseer, houd ik hiervoor deze methode aan. Omdat ik echt niet meer wist waar sommige mails over gingen heb ik elke mail bekeken en direct afgehandeld:
- Moet ik er iets mee? Anders weg. Direct ook uitgeschreven voor nieuwsbrieven die ik niet meer lees.
- Actie? Kan het direct? Alles binnen de 2-5 minuten handig ik direct af.
- Niet direct? Dan gaat het op de takenlijst en planning (die schoon ik later verder op).
- Bewaren? Dan direct naar de betreffende map of het archief.
Het heeft wat tijd gekost, maar het gevoel van die lege emailbox was het zeker waard. En met een schone lei (lege inbox) werkt het veel fijner om de structuur ook vast te houden.
Heb je echt heel veel mails en te weinig tijd voor bovenstaande actie? Gooi dan rigoureus alles wat ouder is dan een maand in het archief en verwerk alleen de e-mails van de afgelopen maand op deze manier. Bang om iets te vergeten? Als het dringend is; dan meld de betreffende persoon zich vanzelf wel. En binnen Outlook zoek je ook binnen het archief.
Takenlijst
Na de email was de takenlijst aan de beurt. Die was natuurlijk nu een grote chaos. Ik vind het zelf heel prettig om te werken met de vlaggetjes in Outlook. Op deze manier kan ik direct de betreffende mail erbij openen en afhandelen indien nodig. Merk ik dat er veel mailwisseling over dezelfde taak is; dan zet ik de extra opmerkingen of aantekeningen in de notities van deze taak of maak ik een ‘echte’ taak aan in Outlook. Om goed te beginnen heb ik eerst een globale weekindeling gemaakt van ‘blokken werkzaamheden’.
Ik werk nog deels als Online Business Support voor opdrachtgevers dus daar heb ik semi-vaste blokken voor ingedeeld. Met altijd de mogelijkheid tot flexibiliteit, want werkzaamheden laten zich niet altijd in een vaste weekplanning stoppen. Ik werk alleen tijdens schooltijden, dus de namiddag is altijd vrijgepland. Ook ga ik starten met een nieuwe opleiding dus ook daar moet ik momenten voor vrijplannen.
Op woensdag is mijn ‘ik werk aan mijn bedrijf’ dag. Met onderwerpen als:
- Contentschrijven (2x per maand)
- Administratie (2x per maand)
- Spelen -nieuwe ontwikkelingen in Microsoft onderzoeken en toepassingen creëren (2x per maand)
- Gesprekken met en trainen van nieuwe klanten plan ik op de andere dagen. Omdat ik werk met vaste opdrachtgevers kan ik zelf flexibel mijn tijd en prioriteit inplannen.
Ik verdeel mijn taken dus naar gelang bovenstaande indeling en ga vanaf nu weer vol structuur aan de slag met de taken van ‘die dag’. Waar ik niet aan toekom, plan ik vooruit naar de juiste dag. Het fijne is; ik kon dit zowel doen achter mijn laptop als met mijn telefoon en de app ToDo. Zo heb ik telkens in kleine blokken de enorme takenlijst op een makkelijke manier verwerkt terwijl ik thuis bij het gezin op de bank zat.
Mijn ideeën voor nieuwe dingen….die gaan op een aparte lijst om later op te pakken. Niet weg, maar wel voor nu uit het hoofd.
Mappen opschonen
Ook ben ik met de bezem door mijn digitale archief gegaan. Weggooien en ordenen. Weggooien blijft altijd (ja, ook voor mij) wel een dingetje. Wat als ik die info toch nog een keer, ooit, je weet niet, nodig heb. Dat is letterlijk loslaten. Durven weggooien. Als het onderwerp toch zo belangrijk aanvoelt, maak er dan meteen een taak van om er iets mee te doen.
Jaarlijkse taken
En dan zijn er natuurlijk altijd de jaarlijkse taakjes. Die je eens per jaar moet doen en die je daarom dus vaak vergeet. In mijn Todo (in Planner kan dit natuurlijk ook) heb ik hiervoor een terugkerende taak gemaakt met al deze punten:
- Website aanpassen naar het nieuwe jaar.
- Laatste declaraties mbt boekhouding controleren.
- Algemene voorwaarden aanpassen naar nieuwe jaar.
- Contracten aanpassen.
- Etc.
Deze takenlijst laat ik jaarlijks terugkeren. Zo hoef ik er niet aan te denken en ‘popt’ deze automatisch op op het juiste tijdstip. Ook zo creëer je rust en overzicht in je bedrijf.
Doelen stellen
Zonder doelen heb ik geen richting en focus. Dat klinkt cliché, maar voor mij werkt het wel zo. Gedurende het jaar zie ik veel dingen, waarvan ik denk: Ja, daar kan ik wat mee. Zonder duidelijke focus start ik hiermee om het vervolgens weer te laten liggen omdat er wat nieuws voorbij komt of omdat ik er toch teveel over moet nadenken. Het maken van doelen, met bijhorend tijdspad en actiepunten geeft rust, overzicht en focus. De andere ideeën mogen er zeker zijn, maar plan ik voor later.
Ik heb mijn jaardoelen bepaald en deze uitgesplitst in kwartaaldoelen. Deze kwartaaldoelen werk ik verder uit in een actieplan.
Voor Q1 dit jaar zijn mijn zakelijke doelen:
- Nieuw product lanceren (hierover andere keer meer).
- Mijn maatwerktraining verder uitwerken en aanbieden.
Mijn doelen voor 2023 plan ik in de Planner. Hier staan alle subtaken en werk ik samen met mijn VA Laura.
Processen verbeteren
Ook ik heb helaas slechts 24 uur per dag. En een groot deel daarvan gaat naar mijn gezin en slaap (voldoende slaap is heilig voor mij). Dat betekent dat ik slimmer moet werken om mijn tijd goed te benutten. Nu waren er zeker een aantal tijdslurpers die ik in 2023 anders ga aanpassen, maar processen verbeteren hoort daar ook bij. Ook (of juist) als zzp-er kun je hiermee veel tijd besparen. Maar ook in een later stadium kun je hiermee makkelijker opschalen met een team.
Nieuw boekhoudsysteem
Ik was niet per definitie ontevreden over mijn vorige pakket, maar ik miste de mogelijkheid om rapportages te maken op mijn manier. Dus overgestapt naar Moneybird. En ondanks dat Moneybird en Google best veel info en hulp geven bij het gebruik ervan, direct de cursus van Peggy Peerboom aangeschaft om niet onnodig tijd te verliezen of fouten te maken die me later veel tijd (en geld) gaan kosten.
Mijn eigen CRM
Ik heb er echt een hekel aan om dezelfde gegevens vaker in te vullen (of op verschillende plekken en systemen). En dan met name bedrijfsgegevens en gegevens van contactpersonen. Ik wil werken vanuit 1 bron, 1 systeem. Ik heb in het verleden verschillende keren CRM pakketten mogen implementeren en wat mij altijd opviel is dat er zoveel in vastgelegd kon worden. Te veel voor wat nodig was. Met gevolg: omdat het zoveel tijd kostte om nieuwe relaties in te voeren (al die velden) gebeurde het nog maar half, slordig en ging de complete functionaliteit verloren. Een compleet CRM systeem is voor mij dan ook niet nodig. Wat had ik wel nodig?
- Overzicht en gegevens van de relaties (bedrijven).
- Overzicht en gegevens van de contactpersonen.
- Overzicht van aanvragen voor training of ondersteuning.
- Automatisch opdrachtbevestigingen maken met de juiste gegevens.
- Automatisch een Planner taak maken bij akkoord opdracht voor opvolging en leads en onboardingproces.
Als deze zaken heb ik gemaakt binnen het standaard Microsoft 365 Business pakket. Geen extra systeem of extra kosten nodig en ik kan het eenvoudig aanpassen en uitbreiden indien nodig.
Taken automatiseren
Vorig jaar heb ik gemerkt dat ik vaak enthousiast aan een blog begon, maar ergens tijdens het schrijfproces soms vastliep. En vervolgens weer aan een nieuw onderwerp begon. Uiteindelijk waren er dus veel onafgemaakte blogs die eigenlijk nog maar een klein beetje aandacht nodig hadden voordat ze klaar waren. Maar ik had nog niet echt een goed ‘volgsysteem’ voor deze blogs en handmatig zag ik niet zo zitten. Tijdens de vakantie heb ik een automatisering gemaakt (in Microsoft PowerAutomate) die telkens als ik een nieuwe blog maak in Word en deze opsla in de betreffende map, er automatisch een taak in de Planner wordt gemaakt met het juiste label, mijn standaard checklijst voor het plaatsen van de blog en de betreffende blog als bijlage. De taak is direct aan mij toegewezen met een duedate. Zo zie ik altijd in mijn ToDo en Planner de blogs die ik nog moet afmaken en werkt dit voor mij (en voor Laura) een stuk prettiger en sneller.
Is het klaar?
Natuurlijk niet. Een bedrijf is altijd work-in-progress. Maar zolang je je bezig houdt met de juiste dingen op het juiste moment zet je de goede stappen. Ik weet in ieder geval dat mijn huidige systemen klaar zijn voor groei wanneer dat nodig is.
Hoe gaat jouw jaar eruit zien?
Het heeft mij veel gebracht om deze zaken op orde te brengen en waar mogelijk te automatiseren. Een gevoel van rust en de boel onder controle hebben. Met ruimte (mentaal en tijd) voor nieuwe dingen en nieuwe samenwerkingen. En een duidelijk focus op mijn doelen.
Wil jij ook deze rust en overzicht ervaren? Ik help je graag om jouw werkzaamheden te stroomlijnen en op orde te brengen. Dat kan via een maatwerktraining of via het 1:1 traject waarin we echt samen gedurende een aantal maanden met elkaar aan de slag gaan en ik jou help bij het inrichten, opzetten en op orde houden van je systemen. Waarbij ik altijd kijk naar de mogelijkheden binnen je bestaande tools (en dat is niet altijd alleen Microsoft 365).
Plan nu een kennismaking en breng je bedrijf in een stroomversnelling!
