Het is weer woensdag en ik heb met de kinderen afgesproken dat we gaan bakken. Meestal komt er dan een troep vriendjes en vriendinnetjes mee, want bakken betekent lekker snoepen en frutselen.
Het helemaal zelf doen
Na stapels cupcakes bakken weet ik het recept inmiddels uit het hoofd en ga ik meestal gewoon van start. Maar vandaag wil mijn zoon het doen, het helemaal zelf doen. Nu ben ik groot voorstander van zelfstandigheid, dus deze beslissing juich ik van harte toe.
Het proces
Maar dan begint het…wat moet ik doen? ‘Je begint met de boter en suiker’, roep ik. Waar staat die, hoeveel dan en moet ik dan de mixer pakken? Dit gaat niet werken. Om mijn zoon en vriendje zelfstandig aan de slag te laten gaan, moet ik zorgen dat ze weten welke stappen ze moeten doen, in welke volgorde deze stappen moeten doen en welke hulpmiddelen ze nodig hebben.
Kortom, het proces dat hij moet volgen.
Voorbereiding, stappen en handelingen
Ik pak een pen en papier en ga schrijven. De voorbereiding, de hulpmiddelen (kommen, weegschaal, mixer), de ingrediënten in de juiste hoeveelheid en daarna de stappen en handelingen. We schrijven het op in stapjes en mijn zoon bewaart het blaadje in zijn schrift. Een week later (ja I know, we houden van bakken) wil hij samen met een vriendje weer gaan bakken. Ik geef hem aan zijn blaadje te pakken en te starten. Vrolijk gaan ze aan de slag. Ze hebben een paar vragen die we meteen aanpassen op het blaadje. Een dik half uur later ruikt de keuken heerlijk naar versgebakken cupcakes met een glunderende zoon en vriendje ernaast. Helemaal zelf gemaakt! Dat smaakt het beste.
Van bakken in de keuken naar processen in je bedrijf
Zo werkt het natuurlijk ook in je bedrijf. Vele stappen die je dagelijks of vaak doet zitten in je hoofd. Je denkt er bijna niet meer over na. Maar wil je groeien dan moet je taken gaan uitbesteden. Om dit echt efficiënt te kunnen doen, schrijf je het proces uit. Bekijk dit kritisch. Zijn alle tussenstappen wel nodig, kun je iets combineren? Welke taken moet je zelf blijven uitvoeren. Kun je taken eenvoudig automatiseren. Schrijf het uit, maak instructies voor de handelingen, zodat jij of je teamleden telkens terug kunnen grijpen op het proces en de afspraken. En evalueer na afloop zodat je het proces kan optimaliseren. Zo kan jouw team zelfstandig opereren en heb jij tijd om je weer te richten op andere taken.
