Ken je dat? Een klant doet een aanvraag voor een kostenberekening. Klinkt eenvoudig, maar voor je goed en wel een prijs kunt bepalen, heb je best wat informatie nodig. Denk aan details, documenten, bestanden… In de praktijk betekent dit al snel meerdere mailtjes, wetransfers en telefoontjes.
En dan komt het: mapjes aanmaken, info overtypen, wachten op bijlagen, herinneringen in je hoofd proberen te onthouden. Goed te doen bij één aanvraag. Maar als het er meer worden? Dan kost het je vooral tijd, overzicht en… energie.
Dat kan makkelijker. Gewoon in Microsoft.
Wat was de situatie?
In dit project liep het aanvraagproces ongeveer zo:
- Klant belt voor een aanvraag voor de dienst
- Telefonische intake
- Handmatig mapje aanmaken in Dropbox
- E-mails heen en weer met aanvullende vragen en documenten
- Alles verzamelen en ordenen in de juiste map
- Calculatie maken en offerte uitbrengen
- Weinig overzicht over status en opvolging
- Na akkoord: oplevering via WeTransfer
Een werkwijze die best oké is – totdat je het vaker moet doen. Dan merk je dat losse handelingen steeds meer tijd kosten, dat foutjes erin sluipen en dat je overzicht verliest.
Wat hebben we gedaan?
We hebben het hele proces geautomatiseerd en gestroomlijnd. Alles werkt nu met Microsoft 365: Forms, Power Automate, Lists, Teams, SharePoint, Outlook én Bookings. Geen dure extra tools. Gewoon slim werken met wat je al hebt.
Stap 1 – De intake
In dit geval was het noodzakelijk om een telefonische intake te houden. Om het moment beter te plannen is Bookings ingezet. De klant plant nu zelf op een (voor beiden) geschikt moment het gesprek in. In de bevestigings e-mail staat al informatie over de voorbereiding.
De intake gaat aan de hand van een formulier. Zo wordt niets vergeten en is er een duidelijke structuur.
Is een telefonische intake voor jou niet nodig?
Dan kan de vragenlijst direct vanuit de website worden ingevuld. Een combinatie kan natuurlijk ook.

Stap 2 – Alles loopt vanzelf
Na het invullen van het formulier neemt Power Automate het over:
- Er wordt automatisch een uniek projectnummer gegenereerd
- Een klantmap wordt aangemaakt met daarin submappen
- De antwoorden uit het formulier worden omgezet in een overzichtelijke PDF
- De klant ontvangt een e-mail met die PDF én een link om aanvullende documenten veilig te uploaden
- Alles komt netjes op z’n plek te staan

Stap 3 – Informatie verzamelen zonder zoeken
Zodra de klant iets uploadt, ontvang jij een melding. Je hoeft dus niet meer te checken of alles al binnen is.
In je dashboard (via Microsoft Lists) zie je meteen de status van de aanvraag. Klaar? Dan klik je vanuit de kaart zo door naar de juiste klantmap.
Stap 4 – Slim opvolgen
Reminders voor opvolging? Gaat automatisch. Jij ontvangt een melding op het juiste moment.
Is de aanvraag afgewezen of omgezet naar een opdracht? Dan worden meldingen aangepast of verwijderd. Je hoeft er niet meer naar om te kijken.

Stap 5 – Start van de opdracht
Als het zover is:
- Komen standaarddocumenten (zoals de opdrachtbevestiging) automatisch in de klantmap terecht
- Krijgt de klant een bevestigingsmail met alle praktische info
Stap 6 – Ondertekening volgen via Teams
Binnen Teams houd je overzicht op welke opdrachten al zijn ondertekend. Inclusief logboek – handig voor je administratie én gemoedsrust.

Het resultaat?
- Minder handmatig werk
- Geen dubbele invoer van gegevens
- Alles op één plek, automatisch aangemaakt
- Overzicht in je dashboard
- Veilige opslag van bestanden
- Tijdwinst en rust in je hoofd
Wat overblijft? Tijd voor wat er écht toe doet: jouw expertise inzetten, de klant verrassen met een scherpe offerte, en opdrachten binnenhalen.
Denk jij nu: dit wil ik ook?
Heb jij een proces waarvan je denkt: “Kan dit niet slimmer?”
Goed nieuws: dat kan. Ik kijk graag met je mee wat er voor jou mogelijk is.
Stuur me een berichtje of plan direct een kennismakingsmoment in via deze link. Dan onderzoeken we samen wat voor jou werkt.
#gewooninmicrosoft #groeienzondergroeipijn #powerautomate #microsoft365 #aanvraagproces #teams #sharepoint Do voor persoonlijke focus en actiepunten, en Planner om effectief samen te werken met je team.
Gewoon in Microsoft
Deze blog maakt deel uit van de serie “Gewoon in Microsoft,” waarin ik praktische tips deel om je werkdag slimmer en makkelijker te maken. Houd de serie in de gaten voor meer inspiratie!
Hulp nodig zodat jij met meer plezier en resultaat gaat werken met Microsoft? Neem dan snel contact op.