Sinds kort heb ik een nieuwe serie ontdekt op Netflix. The Home Edit. Al je spullen overzichtelijk (op kleur) in mooie bakken opgeborgen. Ultimate zenmoment. Maar waar het in dit programma in de basis om gaat is structureren en systematiseren.
Veel ondernemers hebben er moeite mee. Structureren van werkzaamheden. Je bent bepaalde activiteiten en handelingen zo gewend dat je soms niet meer in de gaten hebt dat het handiger en sneller kan. En het hoeft niet altijd groots te zijn. Hieronder het eerste systeem dat ik met mijn zoon heb opgezet.
Jong geleerd is oud gedaan
Je kent ze wel, de supermarktacties waarmee kinderen plaatjes kunnen sparen in een verzamelalbum. Op dit moment zijn mijn kinderen in de ban van de buitenkaartjes van onze supermarkt. Er wordt driftig gespaard en we hebben er al een behoorlijk aantal (vind ik). De kaartjes liggen overal in het huis en de bijhorende stickers zitten inmiddels op mijn stuur en autoramen. (heb ik al eens verteld dat ik heel creatieve kinderen heb?) Het album is echter nog lang niet vol.
Dus kreeg dochterlief van klasgenootjes een reusachtige stapel. Superlief en wel genoeg voor drie nieuwe boeken. Daar hadden we dus wel even werk aan. Een mooie klus voor mijn oudste zoon. Enthousiast begon hij kaartje voor kaartje in het klapper te stoppen. Open, dicht, open, dicht, telkens per kaartje. De stapel viel ondertussen een keer op de grond en werd ad random weer bij elkaar geveegd. Chaos alom. Dit kon wel wat systematiseren gebruiken.
Plan van aanpak – systematiseren
Ik ben met hem gaan zitten en samen hebben we een systeem bedacht waarbij we snel de kaartjes in groepen bij elkaar legden. De actie bestond al uit een vijftal groepen, dus het was makkelijk deze methodiek aan te houden. Ook de kaartjes die al in de klapper zaten hebben we eruit genomen. Dubbele kaartjes maakt in dit stadium nog niet uit. Zo ontstond er in korte tijd overzicht binnen de grote verzameling kaartjes.
Per stapel, corresponderend met een groep in de klapper, legden we de kaartjes daarna in de goede volgorde en de dubbelen op een andere stapel.
Het terugstoppen in de klapper ging op deze manier ook handig. Per groep, zodat we niet telkens de ringband opnieuw moesten openen en sluiten. Deze manier van werken scheelde een hoop tijd en in één overzicht zagen we op het eind welke kaartjes er nog misten. Simpel as that.
It’s a system
Ons eerste systeem is opgezet, we zijn aan het systematiseren! Eerst bekeken we de situatie en welke handelingen er zijn. Dat kan telkens verschillend zijn. In ons geval was er een klapper, waardoor we ook moesten zorgen dat we niet te vaak de klapper open en dicht hoefden te maken, omdat dat veel tijd kostte. Daarna het sorteren, ontdubbelen en archiveren (in ons geval plaatsen in de klapper dan).
En het leuke is, dit systematiseren werkt natuurlijk voor alle documenten en foto’s. Zowel persoonlijk, maar zeker ook in je bedrijf. Door vooraf alle handelingen op te schrijven, ontdek je een patroon en kun je eenvoudig kijken waar je efficiënter en handiger kunt werken.
Heb jij ook het gevoel door de (online) documenten het bos niet meer te zien en zoek je hulp om weer orde te brengen in je (digitale) opslag? Neem contact op dan gaan we kijken naar de mogelijkheden.
