In vijf simpele stappen tijd besparen door handig gebruik van sjablonen in Word

Irritant he, je begint te typen in een nieuw document, maar je lettertype en de kopjes staan niet in de juiste huisstijl. Of je hebt een standaard formaat voor een offerte, maar je ziet dat collega’s of andere teamleden nog een andere versie gebruiken.

Het werken met standaard sjablonen voor veelgebruikte documenten is natuurlijk erg handig.

  • Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden
  • Je weet zeker dat je niets vergeet
  • Het bespaart tijd
  • Het staat (als het goed is) direct in de goede huisstijl

Maar wat nu als dit sjabloon in Word wijzigt?

In de praktijk volgt dan vaak een email met een bijlage met de nieuwe versie. Geen idee wat iedereen ermee doet.

  • Wordt de nieuwe versie opgeslagen?
  • Waar wordt deze opgeslagen?
  • Hoe weet je nog wat nu de laatste variant is?

Kortom het resultaat is dat bij het maken van een nieuwe offerte toch vaak een kopie van een oude (variant) offerte gepakt wordt, we vergeten zijn dat er een nieuwe versie is en er dus al snel meerdere varianten in omloop komen.

In vijf stappen zorg jij ervoor dat je altijd (samen)werkt met de juiste templates.

Gelukkig kun je dat makkelijk zelf regelen. Microsoft Word slaat ‘persoonlijke’ sjablonen namelijk op op een bepaalde plek op je computer. Standaard staan deze sjablonen op deze locatie: C:\Users\xxx\AppData\Roaming\Microsoft\Template. Dit kun je echter heel makkelijk aanpassen naar een ‘gedeelde locatie waardoor iedereen gebruik maakt van dezelfde sjablonen. Bij een aanpassing van het sjabloon wordt simpelweg het document op de centrale plek overschreven en iedereen heeft direct de nieuwe versie ter beschikking.      

Stap 1

Maak een map aan op een locatie die voor iedereen toegankelijk is. Werk je met Teams? Dan kun je deze map aanmaken in een algemeen Team waar ieder teamlid toegang toe heeft. In mijn geval staat deze map op: C:\Users\ingev\White Water Virtual Support\White water – Documenten\Communicatie\2.1 Sjablonen\Centrale officesjablonen

De map lijkt naar een lokale plek te verwijzen namelijk C:\users\ingev, maar deze locatie synchroniseert naadloos met de cloudomgeving waardoor ieder teamlid deze map kan benaderen en dezelfde bestanden ziet.

Stap 2

Ga naar de gemaakte map en klik in de adresregel om de link van de verkenner te krijgen. Deze dus: C:\Users\ingev\White Water Virtual Support\White water – Documenten\Communicatie\2.1 Sjablonen\Centrale officesjablonen Kopieer deze link.

Je teamleden moeten deze stap ook allemaal eenmalig uitvoeren.

Stap 3

Open Word en klik op Bestand. Klik onderin op Opties en ga dan naar de tab Opslaan.

Daar vind je de standaardlocatie van persoonlijke sjablonen. Plak daar de link en klik op OK.

Stap 4

Voor een nieuw document gebaseerd op dit sjabloon klik je in Word op Bestand > Nieuw > Privé en kies je daar het gewenste sjabloon.

Stap 5

Wil je het sjabloon aanpassen? Ga dan naar de centrale locatie. Klik met je rechtermuisknop op het betreffende document en klik op openen. Nu open je het sjabloon om deze aan te passen.

Andere sjablonen kun je ook eenvoudig in deze map plaatsen. Ze zijn dan direct zichtbaar op het moment dat je een nieuw document maakt.

In deze video laat ik zien hoe je dit kunt doen

https://player.vimeo.com/video/528331134?badge=0&autopause=0&player_id=0&app_id=58479″ width=”640″ height=”360″ frameborder=”0″ allow=”autoplay; fullscreen; picture-in-picture” allowfullscreen title=”Hoe werk je centraal met wordsjablonen.mp4

Als je template klaar is kies je Bestand>opslaan als>

Je kiest type Word sjabloon. Word gaat dan automatisch naar de ingestelde locatie voor sjablonen. Om optimaal gebruik te maken van sjablonen moet je er dus voor kiezen de locatie centraal in te stellen en de documenten dus standaard op deze locatie op te slaan.

Voor een nieuw document kies je dan

Nieuw en klik je op privé. Daar staan alle beschikbare eigen sjablonen.

Ik lees graag je reactie!

Over mij

Als trainer en adviseur help ik ondernemers en teamleden met het toepassen van Microsoft 365 programma’s bij hun dagelijkse werkzaamheden. Waarbij ik kijk naar structuur, techniek automatisering én toepassing. Hoe kunnen de verschillende gebruikers het systeem zo efficiënt mogelijk gebruiken. Alleen dan kun je slimmer en handiger werken en uren per week aan tijd besparen. Ik help je om jouw bedrijf of afdeling weer in een stroomversnelling te brengen. Een fijne plek om (samen) te werken, waarbij de processen geoptimaliseerd zijn voor groei en slim (en geautomatiseerd) werken.

Picture of Inge Verheggen

Inge Verheggen

Ondernemend | nieuwsgierig | creatief | duizendpoot

Laatste posts

Volg me op Facebook!

Laat je inspireren en blijf op de hoogte van de nieuwste tips.

Bij het inschrijven ga je akkoord met de privacyverklaring van White Water Virtual Support

vgo('process');