Hoe kan ik een bestand met een openbare link delen

In een vorige blog schreef ik hoe je veilig bestanden kunt delen met anderen. De optie ‘Openbaar delen’ staat standaard uit, waardoor het niet mogelijk dat bestanden door niet gewenste personen geopend worden.

Maar soms wil je dat juist wel. Wil je wel een openbare link die je kunt plaatsen in een mailing, op je website of noem maar op. Denk hierbij aan je gratis weggever, een e-book of een presentatie. Het is niet altijd handig deze linkjes op je website te plaatsen. Door de grootte van de bestanden kan deze namelijk traag worden.

Op dat moment wil je dus de optie ‘Openbare link’ kunnen gebruiken. Dit doe je op de volgende manier.

We beginnen met een stukje theorie

Binnen Microsoft 365 heb je een aantal niveaus / keuzes voor het delen van bestanden. Standaard staat de optie iedereen uitgeschakeld.

  • Iedereen | Gebruikers kunnen bestanden en mappen delen via koppelingen waarvoor aanmelden niet is vereist.
  • Nieuwe en bestaande gasten | Gasten moeten zich aanmelden of een verificatiecode opgeven.
  • Bestaande gasten | Alleen gasten die al voorkomen in de adreslijst van de organisatie.
  • Alleen personen in de organisatie | Extern delen is niet toegestaan

Je kunt deze instellingen op het algemene niveau of per siteniveau (SharePoint site) aanpassen. Doe dit op siteniveau en niet op algemeen niveau.

Tip: zorg dat de naam van deze site direct laat zien dat de bestanden met iedereen te delen zijn. Bijvoorbeeld: EXTERN_delen.

Hoe maak je een externe SharePoint site aan

Voor deze functionaliteit heb je beheersrechten nodig. Heb je deze niet? Vraag dan aan ICT of de beheerder of deze eenmalig deze actie kan uitvoeren. Op deze manier heeft iedereen binnen het bedrijf een plek waar openbare informatie bestanden gedeeld kunnen worden. Dit zorgt voor veilig en overzichtelijk werken.

Stap 1

De makkelijkste manier is om een nieuw Team te maken. Aan de ‘achterkant’ maakt Microsoft voor elk Team een aparte SharePoint site aan. Zorg voor een naam die duidelijk maakt dat je bestanden in dit Team openbaar wilt delen.

Stap 2

Ga naar portal.office.com en log in met je (admin) Microsoft account.

Stap 3

Ga via de negen puntjes naar Beheer / Admin

Stap 4

Klik op SharePoint beheerscentrum en kies voor actieve site

Veilig-bestanden-delen-microsoft-teams-365

Stap 5

Klik op de naam van het gemaakte Team. In mijn geval is dit externe site. Aan de rechterkant opent een scherm. Kies hier voor het tabje beleid en beleid bewerken

Stap 6

Daar pas je instellingen aan naar ‘Iedereen’. Klik daarna op Opslaan.

Veilig-bestanden-delen-microsoft-teams-365

Eventueel kun je nog wat andere opties aanvinken als dat nodig is.

Als je deze stappen hebt voltooid kun je alle mappen en bestanden binnen deze SharePoint site (en het bijhorende Team) openbaar delen. Voor het delen van de bestanden kun je weer de stappen volgen zoals beschreven in de blog Hoe kan ik veilig bestanden delen in Microsoft. Kies in dit geval dan voor Openbare link.

Wil jij meer weten over hoe jij praktisch kunt werken met Microsoft 365 en Teams? Ik help je graag. Met workshops, maatwerktraining of in-company training. Neem hiervoor contact op met ingeverheggen@whitewatersupport.nl

Ik lees graag je reactie!

Over mij

Als expert en trainer help ik ondernemers en Virtual Assistants bij het opzetten en gebruiken van de verschillende mogelijkheden in Microsoft 365 en Teams. Ik richt me vooral op het praktisch gebruik van deze tools. Zodat je er ook echt mee aan de slag gaat. Ik put hierbij uit mijn jarenlange ervaring als gebruiker van Microsoft in mijn rol als marketingcommunicatie adviseur en regelneef. Als spin in het web bij diverse projecten en evenementen is het cruciaal om een goed overzicht te hebben van taken, deadlines en communicatie. Microsoft 365 helpt mij enorm in deze organisatie, want het is ontzettend belangrijk om jouw systeem voor jou te laten werken en te zorgen dat jij datgeen kunt doen waar jouw kracht ligt. 

Inge Verheggen

Inge Verheggen

Ondernemend | nieuwsgierig | creatief | duizendpoot

Laatste posts

Volg me op Facebook!

Laat je inspireren en blijf op de hoogte van de nieuwste tips.

Bij het inschrijven ga je akkoord met de privacyverklaring van White Water Virtual Support

vgo('process');