5 valkuilen bij het gebruik van gratis software en apps

Hoe kun je wel online samenwerken?

Het lijkt te mooi om waar te zijn. Al die gratis apps en tools die jou helpen om makkelijker en efficiënter samen te werken online. Als een mooi gevulde snoeppot beloven deze apps je meer structuur, meer tijd, meer overzicht, meer…. 

Het ís ook te mooi om waar te zijn. Gratis software en apps voldoen vaak niet aan de beveiliging, professionaliteit en het volle palet aan functionaliteiten die je nodig hebt als bedrijf. 

Maar hoe zit het in de volgende situaties:

1) Efficiënt online samenwerken 

Gratis apps zijn vaak gericht op persoonlijk gebruik. Met andere woorden iedereen werkt met zijn app op zijn eigen eilandje. In plaats van productiviteitswinst zorgt dit voor: 

  • Telkens opnieuw invoeren van dezelfde gegevens; 
  • Wijzigingen die niet goed / half / dubbel worden bijgehouden; 
  • Geen totaaloverzicht van de werkzaamheden;
  • Niet mogelijk om werk over te nemen als iemand ziek is (de gegevens staan namelijk immers op de persoonlijke smartphone);
  • Privé en persoonlijk lopen makkelijk door elkaar;
  • Geen inzicht in elkaars agenda.

Daarnaast werken al de losse apps ook niet met elkaar samen. Waardoor je in de praktijk vaak bezig bent om gegevens van de ene app over te zetten naar de andere of dat je eerst weer andere programma’s moet openen om bepaalde informatie te bekijken.  

Zorg ervoor dat je naadloos kunt samenwerken in documenten en dat iedereen eenvoudig op de hoogte blijft van planning en overzicht.  Alleen dan kun je efficiënt werken. (lees ook mijn 5 tips om direct efficiënter te werken in word en outlook)

2) Dataprotectie- en privacy 

Je hoort het tegenwoordig steeds meer. Cyberaanvallen, datalekken enzovoort. Onterecht denken veel ondernemers binnen het MKB segment dat zij niet ‘interessant’ genoeg zijn voor cyberaanvallen, maar niets is minder waar.  

Als ondernemer moet je je eigen data en gegevens beschermen, maar ook de data van je klanten. Afhankelijk van het type onderneming dat je hebt, kan het zijn dat je over meer of minder persoonlijke gegevens beschikt. Maar de gemiddelde webshop beschikt al snel over een behoorlijk aantal (financiële) en persoonlijke gegevens van zijn klanten. Ben je dus bewust wat je doet met de data van je klanten en zorg dat deze op een veilige manier opgeslagen en gedeeld worden. Gratis apps bevatten vaak kleine lettertjes waarin zij aangeven dat zij gegevens mogen verstrekken of verkopen aan andere partijen.  

3) Apparaatbeheer 

In veel bedrijven wordt de zakelijke telefoon ook voor privédoeleinden gebruikt en vise versa. Dat brengt uiteraard veel voordelen met zich mee. Zeker in een tijd waarin we meer en meer flexibel werken op het gebied van tijd, maar ook op het gebied van locatie. Zorg ervoor dat bedrijfsdata niet zomaar te openen zijn op het moment dat een telefoon in andere handen valt.  

4) Offline werken 

De plekken met toegang tot een mobiel- of wifinetwerk groeit nog steeds. Maar het blijft in sommige gevallen nodig om offline te kunnen werken. Als je altijd verbinding nodig hebt om te kunnen werken, kan dat dus lastig zijn. Kies voor een systeem waarbij je naast online toegang ook kan kiezen voor offline synchronisatie zodat je ook in die situaties kunt blijven werken. Met probleemloze synchronisatie wanneer je weer verbonden bent natuurlijk. 

5) Beperkte functionaliteit  

Gratis apps bieden meestal maar beperkte functionaliteit, zeker ten opzichte van de betaalde varianten. In sommige gevallen is dat voldoende, maar in de praktijk zie ik vaak dat er work-arounds worden bedacht om deze hiaten op te vullen. Processen worden onnodig complex of ondoorzichtelijk en uiteindelijk kost het meer tijd om dit uit te voeren. 

Uren zijn de meest onzichtbare kosten die er zijn. We hoeven ze immers niet direct af te rekenen. We hebben helaas maar slechts 24 uur per dag tot onze beschikking en ik ken maar heel weinig mensen die deze uren, met aftrek van wat slaaptijd, volledig willen besteden aan hun bedrijf. Laat staan wat deze uren kunnen opleveren wanneer je ze kan inzetten voor je klanten of je verkoop? Hoe zonde is het dan om deze kostbare uren in te zetten voor taken die je makkelijk kunt systematiseren en automatiseren? En hierbij te kiezen voor een, weliswaar betaald, systeem dat je uiteindelijk gemak en tijdswinst oplevert? 

Kies voor een platform waarmee je efficiënt online kunt samenwerken

Microsoft 365 Business is een platform dat ervoor zorgt dat al bovenstaande goed geregeld is. Waarbij locatie onafhankelijk, effectief en efficiënt samenwerken voorop staat. Op de manier die bij jou past, maar waarbij het gezamenlijke doel en samenwerking in stand blijft. En met een abonnement van ca 11 euro per maand zijn je uren snel terugverdiend toch? 

Ik lees graag je reactie!

Over mij

Als expert en trainer help ik ondernemers en Virtual Assistants bij het opzetten en gebruiken van de verschillende mogelijkheden in Microsoft 365 en Teams. Ik richt me vooral op het praktisch gebruik van deze tools. Zodat je er ook echt mee aan de slag gaat. Ik put hierbij uit mijn jarenlange ervaring als gebruiker van Microsoft in mijn rol als marketingcommunicatie adviseur en regelneef. Als spin in het web bij diverse projecten en evenementen is het cruciaal om een goed overzicht te hebben van taken, deadlines en communicatie. Microsoft 365 helpt mij enorm in deze organisatie, want het is ontzettend belangrijk om jouw systeem voor jou te laten werken en te zorgen dat jij datgeen kunt doen waar jouw kracht ligt. 

Inge Verheggen

Inge Verheggen

Ondernemend | nieuwsgierig | creatief | duizendpoot

Laatste posts

Volg me op Facebook!

Laat je inspireren en blijf op de hoogte van de nieuwste tips.

Bij het inschrijven ga je akkoord met de privacyverklaring van White Water Virtual Support

vgo('process');