5 tips om direct efficiënter te werken met Word en Outlook

We willen (bijna) allemaal onze tijd zo slim mogelijk besteden. Het is dan ook erg frustrerend als je bepaalde handelingen elke keer opnieuw moet doen. Gelukkig kun je daar al veel aan doen. Naast alle handige apps die je hebt binnen Microsoft 365, heb ik  ook een paar tips om direct efficiënter te werken met Word en Outlook. Binnenkort volgen nog tips voor PowerPoint en Excel. Op deze manier richt jij je Office programma’s in zodat dit je direct tijd bespaart.

Word documenten

Hoe frustrerend is het als je elke keer dat je een nieuw Word document opent het lettertype, lettergrootte, marges, etc moet aanpassen.

  • Maken jij en je team gebruik van dezelfde type documenten (layout / inhoud / opmaak?) Zien ze er ook allemaal hetzelfde uit?
  • Kun jij meteen als je Word opent starten met de juiste instellingen?

Gelukkig kun je dit eenvoudig, eenmalig goed instellen in Word. Elk nieuw document wordt namelijk gestart vanuit de normal.dot. Dit is een standaard template dat Microsoft heeft opgesteld. Als jij zorgt dat deze normal.dot ingesteld is volgens jouw huisstijl, lettertype en format scheelt jou dat direct enorm veel tijd en zien jouw documenten er altijd volgens dezelfde stijl uit.

Templates in Word

Een stap verder is het maken van templates. Je normal.dot is ingesteld, maar nog steeds werk je vaak met dezelfde type documenten. Bijvoorbeeld offertes, facturen, rapporten, brieven, etc. Natuurlijk kun je een vorige variant kopieën en aanpassen, maar ik heb het al vaak voorbij zien komen. Je ziet een detail of bedrijfsnaam over het hoofd. Hoe slordig is het als je potentiële klant een offerte krijgt met de naam van een ander bedrijf erin. Geloof me, ik heb het gezien.

Ook dit kun je instellen. Maak voor elk van deze specifieke documenten een sjabloon met invulbare velden. Je start vanuit je (nieuwe) normal.dot en maakt een template voor elk specifiek document. Sla dit op als .dotx en elke keer als je een document maakt gebaseerd op dat template staat de basis al goed en hoef jij alleen maar de inhoud op de juiste plek te vullen. Dat scheelt een hoop tijd.

Outlook

Een overvolle e-mailbox is geen uitzondering. Vaak gaan replies heen-en-weer en loopt de inbox gedurende de dag snel op. Je inbox wil je zo leeg mogelijk houden, zodat je overzicht houdt op je inkomende e-mails en acties. Naast dat je handig gebruik kunt maken van Teams en Todo, kun je ook in Outlook een en ander goed inrichten.

  • to do
  • wacht op antwoord
  • lezen
  • afgehandeld/archief; eventueel kun je hieronder mappen maken voor specifieke onderdelen

Het is niet (meer) nodig om voor elk project of onderwerp een specifieke map te maken. De zoekfunctie in Outlook zoekt door alle mappen. Ik kan me echter voorstellen dat een indeling met klanten, contracten, etc ook prettig werkt Denk dus vooraf even goed na welke mappenstructuur je efficiëntie verhoogt.

 * let op: je mailbox is geen centraal archief. Zorg er dan ook voor dat bijlagen of belangrijke informatie op een centrale plek wordt bewaard, zodat ook jouw teamleden hier inzage in hebben. Dat kan in een cloudopslag, Teams of bijvoorbeeld een CRM toepassing.

Regels in outlook

Met regels kun je e-mailberichten automatisch verplaatsen of beantwoorden. Je bent waarschijnlijk wel bekend met de out-of-office responder. Dat is dus een voorbeeld van een automatische regel. In dit geval een antwoord (out-of-office), op een ontvangen e-mail. Deze functionaliteit kun je breder gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan automatisch plaatsen van e-mails waarin jij in de cc staat naar een specifieke map. Of alle e-mails met een bepaald onderwerp of van een bepaalde afzender. Op deze manier maak je snel een selectie in je inkomende e-mails en kun je beter het overzicht houden en prioriteiten bepalen.

Snelle stappen in outlook

De hierboven besproken regels zijn automatische handelingen gebaseerd op algemene criteria. Met de functionaliteit ‘Snelle stappen’ kun je per e-mail met een druk op de knop meerdere en verschillende acties uitvoeren bij een e-mail. Denk bijvoorbeeld aan: opvolgen en verplaatsen naar map ‘x’ of bij een inkomende e-mail direct doorsturen en als gelezen bericht archiveren in de map afgehandeld. Ook facturen die via e-mail komen direct doorsturen naar het boekhoudpakket en de mail archiveren. Je kunt zelf zoveel snelle stappen maken die je maar kunt bedenken.

Het kost even tijd om het goed in te regelen, maar daarna scheelt het enorm veel tijd in je dagelijkse werken. Het is absoluut de moeite waard.

P.s. Hulp nodig bij het maken van de sjablonen in Word? Ik help je graag. Aan de hand van een voorbeelddocument kan ik de sjablonen voor je inrichten. Of we doen het samen tijdens een (online) workshop. Neem contact op voor meer informatie.

Inge Verheggen

Inge Verheggen

Ondernemend | nieuwsgierig | creatief | duizendpoot

Ik lees graag je reactie!

About Me

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

Recent Posts

Volg me op Facebook!

Laat je inspireren en blijf op de hoogte van de nieuwste tips.

Bij het inschrijven ga je akkoord met de privacyverklaring van White Water Virtual Support

vgo('process');